A locação de impressoras por setor é uma estratégia que vem ganhando espaço entre empresas que buscam mais controle, economia e eficiência em seus processos documentais. Ao substituir a aquisição tradicional por um modelo de aluguel, diferentes segmentos conseguem otimizar recursos, reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade — sem abrir mão da tecnologia.Neste conteúdo, vamos explorar como o aluguel de impressora por segmento impacta positivamente setores distintos, com exemplos práticos de uso, vantagens estratégicas e motivos para considerar a locação como um investimento inteligente.Por que a locação se adapta a diferentes segmentosO modelo de outsourcing de impressão é flexível e pode ser moldado conforme a estrutura, volume e rotina de cada setor. Entre os principais benefícios estão:Escalabilidade e personalizaçãoPrevisibilidade de custosManutenção e suporte técnico inclusosAtualização tecnológica periódicaMonitoramento e gestão centralizada1. Setor jurídico: alta demanda e segurança documentalEscritórios de advocacia, departamentos jurídicos e cartórios lidam com grandes volumes de documentos impressos e digitalizados diariamente. A locação oferece vantagens claras:Impressão segura com autenticação por usuárioDigitalização com OCR (reconhecimento de texto) integrada a sistemas de gestão processualImpressoras com frente e verso automático e alta capacidadeControle de uso por profissional, cliente ou processoSegundo o CNJ (Conselho Nacional de Justiça), mais de 30 milhões de processos tramitam anualmente no Brasil. A gestão eficiente desses arquivos físicos e digitais é essencial para a agilidade e conformidade do setor.2. Educação: escalabilidade e controle de custosInstituições de ensino imprimem volumes altos de provas, apostilas, comunicados e materiais administrativos. Com a locação:Equipamentos são ajustados à demanda de cada período letivoImpressões coloridas ou monocromáticas podem ser controladas por setorÉ possível criar cotas para departamentos e professoresRelatórios ajudam na gestão orçamentária e ambientalDe acordo com o Censo Escolar 2023, o Brasil possui mais de 178 mil escolas registradas. Para instituições de médio e grande porte, o outsourcing é fundamental para manter qualidade sem comprometer o orçamento.3. Saúde: agilidade, organização e complianceHospitais, clínicas e laboratórios trabalham com prontuários, guias de convênios, termos de consentimento e resultados de exames. A locação de impressoras traz:Integração com sistemas como Tasy, MV e outros ERPs da saúdeImpressoras com escaneamento rápido e precisoRedução de falhas e retrabalho em documentos sensíveisDisponibilidade técnica contínua, mesmo em regime 24hA ANS exige que instituições de saúde mantenham registros atualizados e disponíveis, inclusive digitalizados. Ter equipamentos modernos, com suporte garantido, é indispensável.4. Contabilidade e financeiro: precisão e rastreabilidadeEmpresas contábeis e departamentos financeiros têm uma rotina pautada pela emissão e arquivamento de documentos oficiais. Com a locação:Impressoras são integradas a sistemas de gestão fiscal e ERPImpressão em papel timbrado, etiquetas e formulários fiscaisBackup digital com digitalização automáticaRelatórios por cliente, projeto ou competência contábilSegundo o IBGE, existem mais de 83 mil empresas contábeis no Brasil. Para elas, a economia e rastreabilidade oferecidas pela locação são diferenciais de competitividade.5. Indústrias e logística: operação robusta e integradaAmbientes fabris e centros logísticos precisam de equipamentos que resistam ao uso intenso e operem de forma ininterrupta. A locação oferece:Impressoras robustas com alto ciclo mensalSuporte técnico e manutenção rápida em campoImpressão de etiquetas, códigos de barras, pedidos e notas fiscaisMonitoramento remoto e integração com sistemas como SAP, TOTVS e WMSA Confederação Nacional da Indústria aponta que 21% das indústrias investem em automação documental. Ter equipamentos locados permite essa modernização com menor risco financeiro.6. Varejo e redes de franquia: padronização e controleGrandes redes, franquias e operações multiloja enfrentam o desafio de padronizar e controlar a comunicação impressa em diferentes unidades. A locação de impressoras resolve isso com:Equipamentos padronizados por loja ou ponto de vendaRelatórios centralizados por unidadeControle de uso e permissões por colaboradorManutenção unificada e monitoramento remotoCom mais de 3 mil redes de franquias no Brasil (ABF, 2023), o setor se beneficia muito da centralização e economia que o aluguel oferece.7. Construção civil e engenharia: mobilidade e organizaçãoEmpresas do setor imprimem projetos, croquis, plantas e documentações técnicas em campo e no escritório. A locação traz:Impressoras com capacidade para formatos A3 e maioresSuporte técnico mesmo em canteiros ou escritórios temporáriosDigitalização e envio direto para sistemas de gestão de obraFacilidade na movimentação de equipamentos entre obrasSegundo a CBIC, o setor de construção emprega mais de 2,5 milhões de trabalhadores formais. Equipamentos versáteis e sem imobilização de capital ajudam a manter o ritmo de obra.8. Escritórios corporativos e coworkings: flexibilidade e eficiênciaEmpresas de diversos setores que operam em escritórios compartilhados ou coworkings precisam de soluções de impressão eficientes, mas sem complexidade. A locação permite:Impressoras compartilhadas com autenticação por usuárioRelatórios por cliente ou estação de trabalhoEscalabilidade conforme o número de usuáriosRedução de papel com estímulo à digitalizaçãoCom o crescimento do modelo híbrido e de espaços flexíveis, impressoras locadas com controle centralizado são ideais para manter a operação fluida.Como escolher o melhor plano de locação por segmentoCada setor possui particularidades, mas há critérios comuns na hora de escolher o fornecedor ideal:Capacidade de personalizar o contrato por volume e usoDisponibilidade de suporte técnico com SLA claroExperiência comprovada em seu segmentoFerramentas de monitoramento e relatórios avançadosInfraestrutura para logística de entrega e retiradaVantagens gerais da locação para qualquer setorRedução de custos com compra e manutençãoInfraestrutura dimensionada corretamenteMenor tempo de inatividadeMenos preocupação com suprimentos e estoqueSustentabilidade e controle de desperdíciosFlexibilidade para crescer sem custos adicionaisLocação é sinônimo de inteligência operacionalIndependentemente do setor, a locação de impressoras oferece uma combinação estratégica de tecnologia, suporte e eficiência. Ao adotar o aluguel de impressora por segmento, empresas de diferentes perfis podem transformar a maneira como produzem, controlam e organizam seus documentos.Seja para imprimir provas, relatórios fiscais ou etiquetas logísticas, a locação é uma solução escalável, segura e financeiramente vantajosa.Acesse nossa página de locacao de impressoras e solicite uma proposta personalizada para o seu setor.

A sustentabilidade deixou de ser um diferencial e passou a ser uma exigência para empresas que desejam se manter competitivas, éticas e alinhadas às novas expectativas de mercado. Reduzir impactos ambientais, otimizar recursos e adotar modelos mais eficientes são atitudes esperadas em todos os setores — inclusive na gestão documental e de impressão.Nesse contexto, o aluguel ecológico de impressoras surge como uma solução prática, inteligente e alinhada a boas práticas de ESG. A seguir, mostramos como a sustentabilidade com impressora pode ser alcançada por meio da locação, com impacto real na operação e na imagem da empresa.Por que a gestão de impressão afeta o meio ambienteA impressão corporativa está diretamente ligada ao consumo de recursos naturais como:Papel (derivado de árvores e alto consumo de água)Tinta e toner (contêm plásticos, metais pesados e derivados de petróleo)Energia elétrica (uso contínuo de equipamentos ligados)Equipamentos eletrônicos (com ciclo de vida curto e descarte complexo)Portanto, uma má gestão pode gerar:Desperdício de papelImpressões desnecessáriasSubutilização ou obsolescência prematura de equipamentosGeração de resíduos tóxicosDiferença entre locação e aquisição tradicionalNa compra tradicional, a empresa:Investe alto na aquisição de impressorasAssume a responsabilidade pelo uso e descarteArca com manutenção, peças e suprimentosCostuma manter equipamentos mesmo que subutilizados ou defasadosNa locação de impressoras, a lógica muda:Os equipamentos são fornecidos conforme a demandaO fornecedor é responsável pela manutenção e atualizaçãoHá controle e monitoramento do usoTodo o ciclo de vida é gerenciado de forma mais eficiente e sustentávelComo o aluguel de impressoras contribui para a sustentabilidade1. Redução do consumo de papelCom a locação, é comum a implementação de políticas de uso consciente:Impressão frente e verso como padrãoImpressão somente com autenticaçãoEstímulo à digitalização de documentosAlém disso, as multifuncionais modernas incluem softwares que reduzem páginas inúteis e permitem visualização prévia dos arquivos antes da impressão, evitando erros.2. Eficiência no uso de suprimentosToners e cartuchos são monitorados por sistemas automáticos. Isso evita:Trocas antecipadas ou por tentativa e erroEstocagem excessiva e vencimento de insumosDescarte incorreto de materiais químicosEmpresas de locação são responsáveis por coletar e descartar suprimentos usados de forma adequada, muitas vezes com logística reversa.3. Manutenção preventiva e maior vida útilEquipamentos bem cuidados duram mais, evitam trocas desnecessárias e mantêm desempenho ideal por mais tempo. A manutenção preventiva programada evita falhas, reduz consumo energético e previne descartes prematuros.4. Eliminação de equipamentos obsoletosNa locação, há ciclos de atualização tecnológica. Isso garante:Equipamentos modernos e eficientes energeticamenteSubstituição planejada e reaproveitamento do parque antigoDestinação correta de eletrônicos, seguindo normas ambientais5. Menos energia desperdiçadaMultifuncionais mais novas têm modos de economia de energia, desligamento automático, impressão em stand-by e consumo otimizado de toner. Com a locação, esse tipo de tecnologia está sempre disponível sem custo extra.6. Apoio à digitalização de processosA locação frequentemente está integrada a projetos de digitalização, o que reduz drasticamente a necessidade de impressão e o uso de arquivos físicos. Digitalizar é imprimir menos.Resultados ambientais mensuráveisEstudos indicam que empresas que adotam práticas de gestão de impressão com monitoramento e políticas de impressão consciente podem reduzir até 35% do volume de impressões mensais. De acordo com a InfoTrends, a adoção de impressão frente e verso como padrão pode economizar cerca de 20% a 40% no uso de papel.Segundo o Environmental Paper Network, a produção de uma tonelada de papel consome aproximadamente 24 mil litros de água e emite cerca de 1.400 kg de CO₂. Portanto, imprimir menos representa uma contribuição real à redução de emissões e ao uso de recursos hídricos.Sustentabilidade e compliance ambientalA locação também ajuda as empresas a se manterem em conformidade com legislações e exigências ambientais:Normas de descarte de eletrônicos (como a Política Nacional de Resíduos Sólidos)Controle de substâncias químicas (como as normas da ABNT e da ISO)Exigências de auditorias ambientais e certificações ISO 14001Contribuição para metas de ESGA adoção de sustentabilidade com impressora impacta diretamente os pilares ESG:Ambiental: redução de consumo, desperdício e emissõesSocial: conscientização dos colaboradores sobre práticas sustentáveisGovernança: uso de dados para apoiar decisões e relatórios de sustentabilidadeBenefícios reputacionais e de imagemEmpresas que adotam práticas sustentáveis ganham:Credibilidade junto a clientes e investidoresVantagem em processos de licitação e certificaçõesPosicionamento mais coerente com a agenda ESGClima organizacional mais engajadoMonitoramento e relatórios como aliados da sustentabilidadeCom softwares de gestão de impressão, a empresa pode gerar relatórios mensais que incluem:Volume de impressões por setorConsumo de toner por equipamento% de uso de impressão duplexEstimativa de papel economizadoEsses relatórios ajudam na gestão ambiental e no controle contínuo das práticas adotadas.Sustentabilidade na prática, não no discursoMuito se fala sobre sustentabilidade, mas são as ações concretas que geram resultado. A locação de impressoras é uma escolha acessível, com retorno ambiental mensurável e impacto direto na operação. Não exige grandes investimentos e promove uma mudança estrutural no uso de recursos dentro da empresa.Quer implantar um modelo mais consciente e moderno? Acesse nossa página de locacao de impressoras e descubra como a F20 pode ajudar a alinhar sua gestão de impressão às metas ambientais da sua organização.

Em ambientes corporativos onde tempo e eficiência são recursos valiosos, a adoção de tecnologias que otimizam tarefas rotineiras se torna uma prioridade. Uma dessas soluções é a locação de impressora multifuncional, que vai muito além da simples impressão. Quando bem implementada, essa escolha impacta diretamente na produtividade com impressora multifuncional, promovendo ganhos visíveis no dia a dia das equipes.Neste artigo, vamos explorar como a locação de multifuncionais afeta positivamente a produtividade, desde a organização dos fluxos de trabalho até o suporte técnico, passando pela mobilidade, integração digital e economia de tempo.O que é uma impressora multifuncional locadaUma impressora multifuncional é um equipamento que combina funções de impressão, cópia, digitalização e, em alguns casos, envio de fax. Ao optar pela locação multifuncional, a empresa não precisa investir na compra desses equipamentos. Em vez disso, paga um valor mensal fixo que inclui o uso da máquina, suporte técnico, manutenção e suprimentos.Essa modalidade permite acesso a tecnologias avançadas com menor custo inicial e mais flexibilidade, além de garantir que os equipamentos estejam sempre atualizados e operacionais.Como a multifuncional locada melhora a produtividade1. Centralização de tarefas em um único equipamentoTer um único equipamento capaz de imprimir, digitalizar e copiar reduz o tempo gasto com deslocamentos entre diferentes dispositivos e elimina filas de espera causadas por uso fragmentado.2. Redução do tempo de manutençãoO modelo de locação inclui suporte técnico contínuo. Isso significa que qualquer falha no equipamento é resolvida com agilidade, sem custo adicional, e com substituição rápida de peças ou do próprio equipamento, se necessário.3. Digitalização inteligente de documentosAs multifuncionais locadas contam com alimentadores automáticos de documentos e integração com softwares de digitalização. É possível configurar fluxos de envio direto para pastas da rede, sistemas de gestão (GED) ou e-mail, reduzindo tarefas manuais e otimizando a organização dos arquivos digitais.4. Economia de tempo com configurações pré-definidasOs equipamentos podem ser programados com fluxos recorrentes de trabalho. Por exemplo: digitalizar e salvar diretamente em uma pasta compartilhada, ou imprimir relatórios com configurações específicas de frente e verso e qualidade de imagem.5. Impressão em rede e mobilidadeImpressoras multifuncionais locadas normalmente são integradas à rede da empresa e operam com impressão em nuvem. Isso permite que os colaboradores enviem arquivos de qualquer lugar e realizem a liberação segura dos documentos ao chegar no escritório.6. Redução de retrabalhos e falhas operacionaisCom equipamentos de alta performance, a chance de erro na impressão ou na digitalização é reduzida. Arquivos saem com mais qualidade, precisão de cores e fidelidade ao conteúdo original.Casos práticos de aumento de produtividadeSetor administrativoAntes: impressão em um equipamento, digitalização em outro, e organização manual de arquivos. Depois: um único equipamento realiza todas as tarefas, com digitalização automática e envio estruturado para pastas da rede.Setor financeiroAntes: impressão de relatórios manuais, com filas e falhas na qualidade. Depois: relatórios são gerados e impressos com configurações padronizadas, economizando tempo e papel.Setor jurídicoAntes: cópias manuais de contratos, digitalização fragmentada, arquivamento físico. Depois: digitalização em lote com OCR, organização automática em GED e economia de espaço físico.Integração com sistemas de gestão (ERP e GED)As impressoras multifuncionais de alto padrão oferecidas em contratos de locação são compatíveis com sistemas de ERP (como SAP, TOTVS, Omie) e GEDs corporativos. Essa integração:Automatiza a distribuição de documentosPermite arquivamento estruturadoGarante rastreabilidade das açõesReduz falhas no controle de versão de documentosImpacto da locação na organização dos fluxos internosO uso de multifuncionais locadas permite desenhar fluxos de trabalho mais inteligentes. Veja como isso impacta a rotina:Redução do número de equipamentos físicos no ambienteDefinição clara de pontos de impressão por departamentoAcesso restrito com autenticação por senha ou cracháImpressão liberada apenas mediante presença do colaboradorRegistro completo das ações para auditoria e complianceSuporte técnico e atualização tecnológica contínuaUm dos pilares da locação multifuncional é o suporte técnico preventivo e corretivo. Além disso, o contrato normalmente prevê a substituição periódica dos equipamentos por modelos mais novos, o que garante:Menos interrupções no trabalhoAcesso a novas funcionalidadesMaior durabilidade e confiabilidadeGestão de uso por setor ou colaboradorA locação permite ativar ferramentas de gestão de impressão, que contribuem para a produtividade ao promover mais consciência e controle sobre o uso do equipamento:Relatórios por usuário ou centro de custoDefinição de cotas mensais de impressãoBloqueio de impressão colorida em setores onde não é necessáriaPriorização de tarefas críticas na fila de impressãoIndicadores de produtividade associados à multifuncionalAo implementar um projeto de locação de impressora multifuncional, é possível acompanhar indicadores como:Tempo médio por tarefa de impressão ou digitalizaçãoRedução do número de retrabalhosRedução do tempo de espera em filas de impressão% de uso de digitalização em substituição à cópia física% de tarefas automatizadas (como envio de arquivos para a nuvem)Esses indicadores auxiliam gestores a mensurar o retorno sobre o investimento e a refinar continuamente os processos.A locação como estratégia de eficiênciaMuito além de uma solução operacional, a locação multifuncional é uma decisão estratégica. Ela elimina a necessidade de investimentos iniciais altos, transfere a responsabilidade da manutenção para especialistas e alinha a infraestrutura de impressão com os objetivos de produtividade da empresa.Empresas que adotam esse modelo têm mais agilidade para escalar, adaptar seus recursos conforme a demanda e manter um padrão elevado de eficiência em suas rotinas administrativas.Mais produtividade, menos preocupaçãoOptar pela locação de impressora multifuncional é escolher um caminho mais inteligente para lidar com tarefas essenciais, mas que muitas vezes consomem tempo e atenção das equipes. Ao centralizar, automatizar e profissionalizar esse processo, as empresas ganham em agilidade, organização e controle.Quer entender como essa transformação pode acontecer no seu negócio? Acesse nossa página de locacao de impressoras e fale com a F20 para planejar a melhor solução em multifuncionais para sua equipe.

Em um cenário empresarial onde a eficiência operacional e o controle de custos são prioridades absolutas, o monitoramento de impressão torna-se uma ferramenta essencial. Quando aliado a um contrato de gestão de impressão por locação, esse acompanhamento ganha ainda mais força, permitindo decisões baseadas em dados, redução de desperdícios e mais previsibilidade orçamentária.Neste conteúdo, você vai entender como funciona o monitoramento de impressoras locadas, quais ferramentas são utilizadas, os tipos de relatórios disponíveis e como aplicar essa gestão de forma estratégica dentro da empresa.O que é monitoramento de impressãoMonitorar a impressão significa acompanhar em tempo real o uso dos equipamentos: volume de páginas impressas, tipos de documentos, usuários que imprimem, horários de pico, níveis de suprimentos, entre outros dados.Esse processo é feito por meio de softwares específicos de gestão de impressão, que são integrados às impressoras e à rede da empresa, permitindo capturar e organizar todas essas informações em relatórios gerenciais claros e acionáveis.Por que monitorar o consumo de impressãoO monitoramento contínuo permite enxergar padrões de uso, identificar excessos, otimizar a distribuição de equipamentos e implementar políticas internas mais eficazes. Algumas vantagens diretas incluem:Controle de custos por centro de custo ou usuárioRedução de desperdícios de papel e tonerPrevenção de uso indevidoAumento da vida útil dos equipamentosSuporte proativo e manutenção preventivaComo funciona o monitoramento em contratos de locaçãoNo modelo de locação, a própria empresa fornecedora é responsável por instalar os softwares de monitoramento e garantir que o sistema esteja integrado com todos os equipamentos.Esse processo envolve:Instalação de software de gestão de impressãoFerramentas como PaperCut, Equitrac, SafeCom ou soluções proprietárias são instaladas nos servidores e/ou estações de trabalho. Elas monitoram cada trabalho enviado para impressão e geram registros automáticos.Integração com rede e autenticação de usuáriosA gestão de impressão locada permite vincular cada trabalho de impressão a um usuário identificado, seja via login, senha, cartão de acesso ou autenticação biométrica.Coleta automática de dadosOs dados são coletados continuamente e armazenados em um painel central de controle, acessível por gestores e equipe de TI, com filtros por período, equipamento, usuário ou setor.Funcionalidades mais comuns dos sistemas de monitoramentoOs principais sistemas de monitoramento de impressão em locação oferecem funcionalidades como:Relatórios detalhados por usuário, departamento ou projetoVolume de impressões coloridas vs. monocromáticasImpressões simples vs. frente e verso (duplex)Análise de horários com maior volume de impressãoStatus de suprimentos (toner, papel, peças)Alertas de erro ou falha técnicaCálculo automático de custo por páginaControle de cotas de impressão por setorTipos de relatórios que auxiliam na gestão1. Relatórios de volume por usuárioApontam quem mais imprime, com que frequência, e qual o tipo de conteúdo impresso.2. Relatórios por centro de custoIndicam quanto cada área está gastando com impressão, auxiliando na alocação de recursos e controle orçamentário.3. Relatórios de desempenho dos equipamentosInformam quais impressoras estão sobrecarregadas, quais estão ociosas, e se há necessidade de redistribuição de ativos.4. Relatórios ambientaisTrazem estimativas de papel economizado com o uso de frente e verso, além da pegada ambiental da operação.5. Relatórios financeirosApresentam os custos reais por página, por período, e comparativos com meses anteriores.Benefícios da gestão de impressão com equipamentos locadosRedução imediata de desperdíciosCom dados concretos, é possível identificar e coibir impressões desnecessárias, arquivos repetidos, ou uso pessoal indevido.Maior previsibilidade orçamentáriaCom relatórios mensais, a empresa sabe exatamente quanto está gastando e pode planejar melhor seus recursos.Apoio na tomada de decisõesOs dados ajudam a definir políticas internas, como cotas por usuário, bloqueio de impressão colorida para determinados setores, ou limitação por horário.Otimização da infraestruturaA redistribuição dos equipamentos com base nos relatórios de uso melhora a produtividade e evita gargalos ou ociosidade.Suporte técnico mais ágilO monitoramento permite que o time técnico seja acionado automaticamente diante de falhas, com base em alertas emitidos pelo próprio sistema.Como implementar o monitoramento de impressão locadaA gestão eficiente começa com a escolha de uma empresa de locação que ofereça um sistema completo de monitoramento.Etapas do processo:Diagnóstico inicialAvaliação da estrutura atualVolume de impressões e comportamento da equipeInstalação e integração dos sistemasSoftware instalado e configuradoIntegração com a rede, AD ou ERPCriação de perfis de usuárioDefinição de permissões, cotas e níveis de acessoConfiguração de relatórios periódicosEnvio automático para gestoresTreinamento das equipesComo interpretar os relatóriosComo utilizar os recursos de maneira conscienteAjustes contínuos com base nos dadosRedistribuição de impressorasRevisão de cotas e regras de usoPolíticas de impressão baseadas em dadosO monitoramento também permite aplicar políticas de impressão que incentivam o uso responsável e geram economia:Impressão frente e verso como padrãoImpressão em preto e branco para arquivos internosLiberação de impressão por autenticaçãoBloqueio de impressão em horários específicosCampanhas internas de conscientização ambientalSustentabilidade e ESG com apoio do monitoramentoA gestão de impressão com locação não se resume a reduzir custos. Também está alinhada com metas de sustentabilidade corporativa. Com o monitoramento adequado, é possível:Medir a redução de papel mês a mêsEstimar economia de árvores, energia e águaImplantar metas ambientais ligadas à operação de impressãoComunicar avanços ambientais de forma transparenteIndicadores-chave para acompanharA seguir, alguns indicadores relevantes para análise mensal:Total de páginas impressasCusto por página por setor% de impressões coloridas vs. preto e branco% de uso de duplexImpressões canceladas ou não liberadasHoras de pico de usoTempo médio de atendimento a falhasEsses dados auxiliam na construção de um ambiente de impressão mais inteligente e orientado à performance.Monitorar é também planejarAo adotar uma política de monitoramento de impressão com base em ferramentas robustas e relatórios claros, a empresa passa a ter controle total sobre seu parque de impressão. Mais do que reduzir custos, essa prática permite criar um ambiente mais sustentável, produtivo e orientado por dados.Se sua empresa deseja dar esse passo, conte com a F20. Acesse nossa página de locacao de impressoras e conheça nossos planos de gestão e monitoramento personalizados.

No ambiente corporativo moderno, a colaboração entre setores e o uso inteligente dos recursos são fatores cruciais para o desempenho das equipes. Uma infraestrutura bem planejada de impressão, especialmente com o uso de impressora em rede, pode contribuir significativamente para esse cenário — ainda mais quando inserida em um modelo de locação para equipes.Este conteúdo mostra como a locação de impressoras compartilhadas em rede favorece a integração de times, reduz custos operacionais e melhora a gestão do ambiente de impressão de forma estratégica.O que é uma impressora em redeUma impressora em rede é um equipamento conectado a uma rede local (LAN ou Wi-Fi), permitindo que múltiplos usuários autorizados, em diferentes estações de trabalho, realizem impressões a partir de seus computadores ou dispositivos móveis, sem necessidade de conexão direta por cabo USB.Esse modelo é ideal para empresas com equipes que compartilham um espaço físico ou trabalham de forma descentralizada, como em escritórios híbridos ou departamentos distribuídos.Como funciona a locação de impressora em rede para equipesNa locação para equipes, uma empresa especializada fornece impressoras com capacidade de conexão à rede e suporte para uso compartilhado, além de:Configuração dos equipamentos para múltiplos usuáriosInstalação em pontos estratégicos da empresaSuporte técnico e manutenção contínuaGestão de usuários e permissõesFornecimento de suprimentosEsse modelo oferece muito mais do que o aluguel do equipamento. Ele viabiliza a padronização e o controle do ambiente de impressão.Vantagens operacionais da impressora em rede com locação1. Centralização da impressãoUma única impressora pode atender vários colaboradores, o que reduz o número de equipamentos necessários na empresa e facilita o gerenciamento técnico e logístico.2. Redução de custos com equipamentos e manutençãoMenos impressoras físicas significa menos gastos com aquisição, instalação e suporte. O modelo de locação dilui os custos em mensalidades fixas que incluem tudo: assistência, peças e suprimentos.3. Melhora na organização do espaço físicoCom menos equipamentos espalhados pelo escritório, há mais espaço útil e menos pontos de falha. A instalação de impressoras em locais estratégicos otimiza a circulação e a produtividade.4. Integração entre setoresA impressora em rede permite que diferentes departamentos compartilhem o mesmo equipamento, incentivando práticas colaborativas e reduzindo gargalos operacionais.5. Acesso controlado por usuáriosCom softwares de gestão, é possível controlar quem pode imprimir, em quais horários, com quais permissões e até aplicar cotas por usuário ou setor, garantindo uso consciente dos recursos.Benefícios estratégicos da locação para equipesFlexibilidade e escalabilidadeEmpresas em crescimento ou com estrutura dinâmica podem ampliar ou reduzir o número de impressoras com facilidade, adaptando a estrutura sem investimento em novos ativos.Padronização de equipamentosTodos os setores passam a utilizar impressoras do mesmo modelo e configuração, facilitando o treinamento dos usuários, a gestão dos suprimentos e a manutenção técnica.Suporte técnico especializado inclusoNão há necessidade de mobilizar a equipe de TI para lidar com impressoras. O contrato inclui suporte especializado que resolve problemas de forma ágil e sem custo extra.Relatórios gerenciais por equipeO sistema de controle em rede permite gerar relatórios detalhados de volume impresso por usuário, setor, tipo de documento ou período. Isso contribui para decisões baseadas em dados.Sustentabilidade e redução de desperdícioCom controle de acesso, impressão frente e verso e políticas internas bem definidas, é possível reduzir drasticamente o desperdício de papel e toner.Aplicações práticas: como diferentes equipes se beneficiamEquipes administrativasAcesso rápido a uma impressora central para contratos, comunicados, relatórios e documentação rotineira. Impressões organizadas por fila e liberação segura por senha ou crachá.Equipes comerciaisImpressão de propostas, apresentações e materiais de apoio de forma ágil, com possibilidade de uso em diferentes unidades ou filiais por meio de impressão em nuvem.Setores de RH e financeiroRelatórios de folha, contracheques e documentos legais podem ser gerados com segurança e acessados por múltiplos colaboradores com permissões específicas.Equipes em campo ou híbridasUsuários externos podem enviar arquivos para a impressora em rede e realizar a liberação apenas quando chegarem à empresa, mantendo a segurança da informação.Impressora em rede e mobilidade corporativaCom o avanço do trabalho remoto e da mobilidade corporativa, as impressoras compartilhadas em rede também podem operar integradas a soluções em nuvem. Isso permite:Enviar arquivos via smartphone ou notebookAcompanhar o status da fila de impressão à distânciaUsar autenticação remota para liberação seguraReduzir a dependência de dispositivos específicosEssa flexibilidade torna a locação de impressora em rede ainda mais estratégica para empresas modernas.Considerações técnicas na instalação de impressora em redeA empresa responsável pela locação realiza a instalação considerando os seguintes pontos:Capacidade do servidor ou roteador localNúmero de usuários simultâneosTipo de arquivos impressos (texto, imagem, gráficos)Níveis de segurança exigidosInfraestrutura de rede (cabeada ou Wi-Fi)Também são definidos os perfis de acesso, sistemas operacionais compatíveis, integração com diretórios corporativos e opções de autenticação (senha, biometria, QR Code ou cartão).Etapas de implantação em ambientes compartilhadosDiagnóstico técnico e mapeamento da redeA fornecedora realiza uma análise completa da estrutura atual para definir os pontos de instalação mais eficazes.Configuração e testesApós a instalação, a impressora é conectada à rede, configurada para os diferentes perfis de usuários e testada com arquivos reais.Treinamento de usuáriosAs equipes recebem orientações sobre como acessar a impressora, liberar trabalhos com segurança e utilizar as funções disponíveis de forma eficiente.Monitoramento e suporte contínuoTodo o ambiente é monitorado remotamente para identificar falhas, necessidades de suprimento e oportunidades de otimização.Um recurso simples, com impacto direto na rotina das equipesEscolher a locação de impressora em rede para equipes vai além da economia financeira. Trata-se de uma decisão que afeta diretamente a fluidez do trabalho, a autonomia dos colaboradores e o controle sobre os recursos.Se sua empresa busca eficiência sem comprometer a segurança ou a organização, a integração de impressoras em rede com suporte técnico especializado pode ser o próximo passo.Acesse nossa página de locacao de impressoras e conheça as soluções ideais para cada equipe da sua empresa.

Ao optar pela locação de impressoras, as empresas não estão apenas contratando um equipamento, mas sim um serviço completo que inclui a entrega, a instalação da impressora locada, o treinamento da equipe e o suporte técnico contínuo. Esses elementos garantem que o ambiente de impressão esteja sempre operacional, sem surpresas ou interrupções.Neste conteúdo, você vai entender com profundidade como funcionam as etapas de instalação, quais garantias estão presentes nos contratos e de que forma o suporte técnico para impressoras funciona na prática dentro do modelo de outsourcing.O que está incluso no serviço de instalação de impressora locadaA instalação de uma impressora locada não se resume à entrega física do equipamento. Envolve um processo estruturado que considera a infraestrutura da empresa, a rede de dados, o volume de impressão e as necessidades específicas de cada setor.1. Levantamento técnico inicialAntes da instalação, a empresa fornecedora realiza um diagnóstico técnico completo:Avaliação da rede (cabeada ou Wi-Fi)Verificação da estrutura física e elétricaIdentificação dos pontos de impressãoLevantamento do volume médio e tipos de arquivos impressosEsse estudo orienta a escolha dos equipamentos e evita incompatibilidades técnicas.2. Planejamento da instalaçãoCom os dados do diagnóstico, é feito um plano de instalação personalizado, que define:Modelos e quantidades de impressorasDistribuição por setoresDatas e horários para instalação sem impactar o fluxo operacional3. Entrega e configuraçãoNo dia da instalação, a equipe técnica realiza:Entrega dos equipamentosConexão à rede local ou à nuvemInstalação dos drivers e softwares necessáriosIntegração com sistemas corporativos (ERP, GED, etc.)4. Testes de funcionamentoAntes de finalizar o processo, são realizados testes práticos:Impressão em diferentes formatosVerificação da digitalização e escaneamentoTeste de autenticação de usuários (se aplicável)Testes de impressão em nuvem e mobilidade5. Treinamento da equipeA empresa fornecedora oferece treinamento para os usuários, incluindo:Como utilizar os recursos principais (impressão, cópia, digitalização)Como acessar arquivos via redeBoas práticas de uso para evitar falhas e desperdíciosComo funciona o suporte técnico para impressoras locadasUm dos principais diferenciais da locação é o suporte técnico especializado. Ele garante que qualquer problema seja resolvido com agilidade, sem custo adicional para o cliente.Atendimento proativoMuitas empresas utilizam sistemas de monitoramento remoto que identificam falhas, níveis baixos de toner ou necessidade de manutenção antes que o usuário perceba.Esse atendimento proativo evita paradas inesperadas e acelera o tempo de resposta.Canais de atendimentoOs canais mais comuns para acionar o suporte são:Telefone com atendimento especializadoPortal online com abertura de chamadosAplicativos mobile para usuáriosAtendimento via e-mail ou WhatsApp corporativoNíveis de atendimento (SLA)Os contratos de locação preveem prazos máximos para atendimento, chamados de SLAs (Service Level Agreements). Exemplos:Suporte remoto em até 2 horasAtendimento presencial em até 24 horasTroca de equipamento em até 48 horas (quando necessário)Manutenção preventivaAlém dos reparos, o suporte técnico inclui visitas regulares de manutenção preventiva, com ações como:Limpeza interna e externaAtualização de firmwareVerificação de peças sujeitas a desgasteEssa prática aumenta a vida útil do equipamento e reduz a necessidade de intervenções corretivas.Substituição de peças e equipamentosSe uma peça apresenta defeito ou desgaste, a fornecedora realiza a troca sem custo. Caso o problema persista, o equipamento pode ser substituído integralmente, garantindo a continuidade da operação.Garantias presentes nos contratos de locação de impressorasAo contratar a locação, a empresa cliente passa a contar com garantias contratuais que dão tranquilidade e previsibilidade:Garantia total do equipamento: qualquer falha é cobertaReposição de suprimentos: toner, cilindros e peças incluídosAtendimento ilimitado: não há cobrança extra por chamados técnicosUpgrade programado: possibilidade de troca por modelos mais modernos ao longo do contratoVantagens práticas do suporte técnico incluso na locação1. Redução de custos internosCom a assistência técnica terceirizada, não é necessário manter equipe interna dedicada apenas à manutenção de impressoras.2. Menos tempo de inatividadeO monitoramento remoto e os SLAs de atendimento garantem que os equipamentos estejam sempre operacionais.3. Previsibilidade orçamentáriaO contrato mensal inclui todo o suporte, evitando gastos imprevistos com peças, visitas técnicas ou troca de equipamentos.4. Melhoria na produtividadeEquipamentos funcionando plenamente evitam atrasos, filas e retrabalho por falhas técnicas.5. Foco da equipe de TIA equipe interna pode se dedicar a demandas mais estratégicas, enquanto o ambiente de impressão é gerenciado por especialistas.Por dentro de uma operação bem-sucedida de instalação e suporteEmpresas que implementam a locação com suporte completo percebem os benefícios desde o início:Equipamentos entregues corretamente configuradosColaboradores treinados para uso eficienteSuporte ágil e resolutivoRelatórios de uso e desempenho para ajustes finosTudo isso cria um ambiente mais estável, com menos interrupções e maior controle.Um investimento com retorno em tempo e eficiênciaOptar pela instalação de impressora locada com suporte técnico é uma escolha inteligente para quem busca segurança operacional, redução de custos e performance constante. Mais do que um equipamento, o que se adquire é uma estrutura de suporte pensada para manter tudo funcionando.Quer entender como isso se aplica à sua empresa? 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A eficiência operacional está no centro das decisões empresariais modernas, e isso inclui até os detalhes mais cotidianos — como a forma de imprimir documentos. A função de impressão frente e verso, também conhecida como impressão duplex automática, é um recurso simples que pode gerar uma diferença significativa na produtividade, na sustentabilidade e na economia de custos.Quando incorporada a modelos de impressora duplex por aluguel, essa funcionalidade se transforma em uma solução ainda mais vantajosa para empresas que buscam controle e desempenho.Neste artigo, exploramos em profundidade como funciona a impressão frente e verso, quais seus benefícios reais e por que vale a pena considerar essa tecnologia ao optar pela locação de impressoras corporativas.O que é impressão frente e verso (duplex)A impressão duplex é a capacidade que uma impressora tem de imprimir automaticamente em ambos os lados da folha, sem necessidade de intervenção manual. Equipamentos que possuem essa funcionalidade contam com um sistema interno que gira o papel para realizar a impressão na segunda face de forma automática.Essa tecnologia pode ser encontrada em modelos mais modernos de impressoras jato de tinta e, principalmente, em multifuncionais a laser voltadas para ambientes corporativos.Como funciona o mecanismo duplexExistem dois tipos principais de impressão duplex:Duplex automático: o próprio equipamento realiza a impressão dos dois lados sem intervenção manualDuplex manual: o usuário imprime um lado, reinserindo manualmente a folha para imprimir o versoNo ambiente corporativo, o modo automático é o mais indicado, pois garante agilidade, padronização e reduz falhas operacionais.Benefícios da impressão frente e verso para empresas1. Redução expressiva no consumo de papelO benefício mais imediato é a economia de papel. Ao imprimir em ambos os lados, a quantidade de folhas necessárias é reduzida em até 50%, o que representa um impacto direto no orçamento e também nos recursos ambientais consumidos.Empresas que lidam com grande volume de documentos, como escritórios, escolas, hospitais ou departamentos administrativos, percebem essa economia de forma mensurável ao longo do tempo.2. Sustentabilidade e responsabilidade ambientalA impressão frente e verso também contribui para reduzir o impacto ambiental da organização. Com menos papel utilizado, há menos árvores derrubadas, menos energia gasta no processamento e menor volume de descarte.Empresas com metas de ESG (Environmental, Social and Governance) ou que buscam certificações ambientais são especialmente beneficiadas por essa prática.3. Agilidade nos processosCom a funcionalidade duplex, documentos são finalizados mais rapidamente, o que é especialmente relevante em setores que exigem alto volume de impressão em pouco tempo.Ao automatizar a virada do papel, a impressão é concluída com mais rapidez, sem necessidade de monitoramento constante.4. Otimização do espaço físicoDocumentos frente e verso ocupam menos espaço de armazenamento, o que facilita arquivamento, transporte e organização física de pastas, caixas e arquivos.5. Profissionalismo na apresentação de documentosMateriais impressos com padronização e acabamento duplex passam uma imagem mais profissional, organizada e atualizada, especialmente em propostas, relatórios e materiais institucionais.Impressora duplex por aluguel: por que vale a penaAo contratar uma impressora duplex por aluguel, sua empresa ganha acesso a equipamentos modernos com funções avançadas, sem precisar investir na compra ou lidar com custos de manutenção e atualização.Confira os principais benefícios desse modelo:Atualização tecnológica constanteEmpresas que alugam impressoras duplex têm acesso a modelos mais recentes, com maior velocidade de impressão, melhor qualidade de imagem e recursos de conectividade e gestão.Suporte completo inclusoManutenções preventivas e corretivas, reposição de peças e suprimentos estão inclusos no contrato, evitando custos inesperados.Dimensionamento conforme a demandaA empresa fornecedora realiza um estudo do volume de impressão e oferece os equipamentos adequados à demanda, garantindo eficiência e evitando desperdícios.Economia de escalaA locação de impressoras permite acesso a equipamentos de alto padrão por um valor mensal previsível, facilitando o controle financeiro e a gestão orçamentária.Impressão frente e verso em diferentes setoresA funcionalidade duplex automática é aplicável em diversos segmentos e pode otimizar fluxos de trabalho variados:1. Setor educacionalInstituições de ensino utilizam impressão frente e verso para provas, apostilas, materiais de leitura e comunicados. A economia de papel ajuda a manter os custos baixos sem comprometer a entrega pedagógica.2. Escritórios jurídicos e contábeisNesses ambientes, onde a quantidade de documentos é elevada, a impressão duplex facilita a organização de processos e reduz o volume físico de papel a ser arquivado.3. Hospitais e clínicasFichas, prontuários e termos de consentimento podem ser otimizados com a função frente e verso, economizando tempo e papel, sem abrir mão da qualidade da documentação.4. Escritórios corporativos em geralDesde relatórios internos a propostas comerciais, a impressão duplex torna os materiais mais enxutos e organizados, sem perder em clareza ou valor estético.Impressão duplex com sustentabilidade e controleA combinação de impressão frente e verso com softwares de gestão de impressão permite que empresas monitorem:Volume de impressão por usuárioPercentual de uso do modo duplexSetores com maior desperdícioMetas de redução de papelCom esses dados, é possível criar políticas internas, definir cotas por departamento e incentivar a impressão consciente.Uma escolha simples com impacto profundoEscolher uma impressora duplex por aluguel não é apenas uma questão de tecnologia, mas de eficiência e estratégia. Empresas que adotam esse modelo se beneficiam de uma estrutura enxuta, produtiva e alinhada às boas práticas de gestão de documentos.Se sua empresa imprime em grande volume ou busca formas de controlar custos sem abrir mão de qualidade, vale considerar essa funcionalidade como parte do seu plano de otimização.Acesse nossa página de locacao de impressoras e descubra os modelos com impressão frente e verso que mais se adequam à sua rotina.

A digitalização dos fluxos de trabalho vem transformando a forma como empresas lidam com seus documentos e processos. Nesse contexto, a impressão em nuvem surge como uma solução segura e eficiente para gestão de arquivos, especialmente quando integrada ao modelo de aluguel de impressora.Neste artigo, explicamos como funciona a impressão em nuvem, suas vantagens operacionais e por que essa tecnologia ganha ainda mais relevância quando aplicada em ambientes corporativos que optam pela locação de impressoras.O que é impressão em nuvemImpressão em nuvem é o processo de enviar documentos para uma impressora a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, sem depender de drivers instalados ou conexões locais. Os arquivos são armazenados ou roteados por servidores em nuvem e podem ser impressos de forma segura, em qualquer equipamento autorizado.Esse modelo elimina barreiras físicas e permite que equipes trabalhem com mais autonomia, inclusive em sistemas de trabalho híbrido ou remoto.Como funciona a impressão em nuvem com impressoras locadasAo contratar uma empresa especializada em aluguel de impressora, muitas vezes o pacote inclui recursos avançados de gestão, entre eles a integração com plataformas de impressão em nuvem.1. Integração com ambientes corporativosAs impressoras locadas são configuradas para acessar diretórios em nuvem (como Google Drive, OneDrive, Dropbox ou servidores dedicados), permitindo o envio e recebimento direto de arquivos para impressão ou digitalização.2. Impressão remota e seguraColaboradores autorizados podem enviar documentos para a fila de impressão e liberá-los presencialmente, usando autenticação por senha, crachá ou QR Code. Isso evita impressões indevidas e protege informações sensíveis.3. Mobilidade e praticidadeA impressão em nuvem permite o uso de notebooks, tablets e smartphones, sem limitação de sistemas operacionais. Basta acesso à internet e permissão na rede corporativa para imprimir de qualquer lugar.4. Centralização e controleTodas as impressões passam por um sistema de gestão, permitindo visualizar relatórios, definir cotas, monitorar desperdícios e manter histórico de atividades.Vantagens da impressão em nuvem com aluguel de impressorasCombinar a impressão em nuvem com o aluguel de impressora traz benefícios tangíveis para empresas que buscam agilidade e controle:Flexibilidade: impressão de qualquer lugar, com qualquer dispositivoSegurança da informação: autenticação de usuários e criptografia de dadosRedução de custos: menos necessidade de suporte técnico local e infraestruturaEscalabilidade: fácil expansão para novas unidades ou demandas variáveisSustentabilidade: evita impressões desnecessárias com liberação controladaUma solução inteligente para equipes modernasEmpresas que adotam modelos híbridos ou têm equipes distribuídas se beneficiam imensamente da impressão em nuvem com impressoras locadas. Essa integração une tecnologia, mobilidade e gestão de forma simples e eficiente, eliminando barreiras e otimizando fluxos.Quer saber como implementar esse modelo na sua empresa? Acesse nossa página de locacao de impressoras e veja como a F20 pode ajudar na transição para um ambiente mais moderno, seguro e produtivo.

Empresas que lidam com grandes volumes de documentos físicos, como escritórios contábeis, hospitais, setores jurídicos ou departamentos administrativos, sabem o quanto a digitalização eficiente pode impactar a produtividade. Nesse cenário, o escanear documentos de forma rápida e em grande escala é uma necessidade cada vez mais comum.Uma impressora multifuncional por aluguel pode ser a solução ideal para realizar o escaneamento em lote de forma automatizada, segura e com excelente custo-benefício. A seguir, exploramos como esse processo funciona e quais as vantagens para empresas de diferentes portes.O que é escaneamento em loteO escaneamento em lote consiste na digitalização de vários documentos de uma só vez, com o mínimo de intervenção manual. Esse tipo de operação costuma ser feito por impressoras multifuncionais equipadas com alimentador automático de documentos (ADF), que permitem inserir pilhas de papel para escaneamento sequencial.Esse processo reduz o tempo de digitalização, evita perdas de informação e melhora a organização dos arquivos eletrônicos. É especialmente útil para:Arquivamento de contratos e processos antigosDigitalização de prontuários ou fichasTransformar pastas físicas em acervos digitaisComo uma multifuncional agiliza o escaneamento de documentosUma impressora multifuncional moderna, alugada sob demanda, oferece recursos avançados que aceleram e automatizam a rotina de digitalização:1. ADF com alta capacidadeAlimentadores automáticos suportam pilhas de dezenas ou centenas de folhas, escaneando frente e verso rapidamente sem necessidade de virar manualmente o papel.2. Configurações automatizadasO equipamento pode ser configurado para nomear arquivos com padrões predefinidos, salvar em pastas de rede, enviar por e-mail ou armazenar em nuvens corporativas.3. Reconhecimento de texto (OCR)Alguns modelos contam com tecnologia OCR (Optical Character Recognition), que permite converter os documentos escaneados em arquivos pesquisáveis por palavras-chave.4. Padronização de formatosTodos os documentos são salvos em formatos padronizados, como PDF ou TIFF, o que facilita a integração com sistemas de gestão documental (GED).Benefícios para a produtividade e segurança da informaçãoO escaneamento em lote com multifuncionais não apenas economiza tempo. Ele traz uma série de ganhos para a gestão de documentos corporativos:Redução de tempo com tarefas manuaisMenos erros na organização de arquivosSegurança e backup automático de documentosDigitalização conforme normas de compliancePor que alugar uma multifuncional para escaneamento em loteAo optar por uma impressora multifuncional por aluguel, sua empresa tem acesso a equipamentos modernos sem investir em aquisição. Além disso, o serviço normalmente inclui:Suporte e manutenção técnicaSubstituição de peças e suprimentosTreinamento para uso eficiente dos recursosAtualização de equipamentos conforme necessidadeEsse modelo garante que a empresa sempre tenha à disposição uma infraestrutura compatível com sua demanda de digitalização, sem custos inesperados ou obsolescência.Digitalizar documentos sem perder tempo é possívelEmpresas que ainda dependem de escaneamento manual ou usam equipamentos obsoletos perdem tempo e correm riscos com informações mal arquivadas. O uso de multifuncionais alugadas com tecnologia para escanear documentos em lote é uma solução acessível, escalável e altamente eficiente.Acesse nossa página de locacao de impressoras e descubra como otimizar a digitalização de documentos com apoio profissional e equipamentos prontos para sua demanda.