Como monitorar o consumo de impressão com equipamentos locados

Publicado em 03 de junho de 2025

Em um cenário empresarial onde a eficiência operacional e o controle de custos são prioridades absolutas, o monitoramento de impressão torna-se uma ferramenta essencial. Quando aliado a um contrato de gestão de impressão por locação, esse acompanhamento ganha ainda mais força, permitindo decisões baseadas em dados, redução de desperdícios e mais previsibilidade orçamentária.

Neste conteúdo, você vai entender como funciona o monitoramento de impressoras locadas, quais ferramentas são utilizadas, os tipos de relatórios disponíveis e como aplicar essa gestão de forma estratégica dentro da empresa.

O que é monitoramento de impressão

Monitorar a impressão significa acompanhar em tempo real o uso dos equipamentos: volume de páginas impressas, tipos de documentos, usuários que imprimem, horários de pico, níveis de suprimentos, entre outros dados.

Esse processo é feito por meio de softwares específicos de gestão de impressão, que são integrados às impressoras e à rede da empresa, permitindo capturar e organizar todas essas informações em relatórios gerenciais claros e acionáveis.

Por que monitorar o consumo de impressão

O monitoramento contínuo permite enxergar padrões de uso, identificar excessos, otimizar a distribuição de equipamentos e implementar políticas internas mais eficazes. Algumas vantagens diretas incluem:

• Controle de custos por centro de custo ou usuário

• Redução de desperdícios de papel e toner

• Prevenção de uso indevido

• Aumento da vida útil dos equipamentos

• Suporte proativo e manutenção preventiva

Como funciona o monitoramento em contratos de locação

No modelo de locação, a própria empresa fornecedora é responsável por instalar os softwares de monitoramento e garantir que o sistema esteja integrado com todos os equipamentos.

Esse processo envolve:

Instalação de software de gestão de impressão

Ferramentas como PaperCut, Equitrac, SafeCom ou soluções proprietárias são instaladas nos servidores e/ou estações de trabalho. Elas monitoram cada trabalho enviado para impressão e geram registros automáticos.

Integração com rede e autenticação de usuários

A gestão de impressão locada permite vincular cada trabalho de impressão a um usuário identificado, seja via login, senha, cartão de acesso ou autenticação biométrica.

Coleta automática de dados

Os dados são coletados continuamente e armazenados em um painel central de controle, acessível por gestores e equipe de TI, com filtros por período, equipamento, usuário ou setor.

Funcionalidades mais comuns dos sistemas de monitoramento

Os principais sistemas de monitoramento de impressão em locação oferecem funcionalidades como:

• Relatórios detalhados por usuário, departamento ou projeto

• Volume de impressões coloridas vs. monocromáticas

• Impressões simples vs. frente e verso (duplex)

• Análise de horários com maior volume de impressão

• Status de suprimentos (toner, papel, peças)

• Alertas de erro ou falha técnica

• Cálculo automático de custo por página

• Controle de cotas de impressão por setor

Tipos de relatórios que auxiliam na gestão

1. Relatórios de volume por usuário

Apontam quem mais imprime, com que frequência, e qual o tipo de conteúdo impresso.

2. Relatórios por centro de custo

Indicam quanto cada área está gastando com impressão, auxiliando na alocação de recursos e controle orçamentário.

3. Relatórios de desempenho dos equipamentos

Informam quais impressoras estão sobrecarregadas, quais estão ociosas, e se há necessidade de redistribuição de ativos.

4. Relatórios ambientais

Trazem estimativas de papel economizado com o uso de frente e verso, além da pegada ambiental da operação.

5. Relatórios financeiros

Apresentam os custos reais por página, por período, e comparativos com meses anteriores.

Benefícios da gestão de impressão com equipamentos locados

Redução imediata de desperdícios

Com dados concretos, é possível identificar e coibir impressões desnecessárias, arquivos repetidos, ou uso pessoal indevido.

Maior previsibilidade orçamentária

Com relatórios mensais, a empresa sabe exatamente quanto está gastando e pode planejar melhor seus recursos.

Apoio na tomada de decisões

Os dados ajudam a definir políticas internas, como cotas por usuário, bloqueio de impressão colorida para determinados setores, ou limitação por horário.

Otimização da infraestrutura

A redistribuição dos equipamentos com base nos relatórios de uso melhora a produtividade e evita gargalos ou ociosidade.

Suporte técnico mais ágil

O monitoramento permite que o time técnico seja acionado automaticamente diante de falhas, com base em alertas emitidos pelo próprio sistema.

Como implementar o monitoramento de impressão locada

A gestão eficiente começa com a escolha de uma empresa de locação que ofereça um sistema completo de monitoramento.

Etapas do processo:

1. Diagnóstico inicial

• Avaliação da estrutura atual

• Volume de impressões e comportamento da equipe

2. Instalação e integração dos sistemas

• Software instalado e configurado

• Integração com a rede, AD ou ERP

3. Criação de perfis de usuário

• Definição de permissões, cotas e níveis de acesso

4. Configuração de relatórios periódicos

• Envio automático para gestores

5. Treinamento das equipes

• Como interpretar os relatórios

• Como utilizar os recursos de maneira consciente

6. Ajustes contínuos com base nos dados

• Redistribuição de impressoras

• Revisão de cotas e regras de uso

Políticas de impressão baseadas em dados

O monitoramento também permite aplicar políticas de impressão que incentivam o uso responsável e geram economia:

• Impressão frente e verso como padrão

• Impressão em preto e branco para arquivos internos

• Liberação de impressão por autenticação

• Bloqueio de impressão em horários específicos

• Campanhas internas de conscientização ambiental

Sustentabilidade e ESG com apoio do monitoramento

A gestão de impressão com locação não se resume a reduzir custos. Também está alinhada com metas de sustentabilidade corporativa. Com o monitoramento adequado, é possível:

• Medir a redução de papel mês a mês

• Estimar economia de árvores, energia e água

• Implantar metas ambientais ligadas à operação de impressão

• Comunicar avanços ambientais de forma transparente

Indicadores-chave para acompanhar

A seguir, alguns indicadores relevantes para análise mensal:

• Total de páginas impressas

• Custo por página por setor

• % de impressões coloridas vs. preto e branco

• % de uso de duplex

• Impressões canceladas ou não liberadas

• Horas de pico de uso

• Tempo médio de atendimento a falhas

Esses dados auxiliam na construção de um ambiente de impressão mais inteligente e orientado à performance.

Monitorar é também planejar

Ao adotar uma política de monitoramento de impressão com base em ferramentas robustas e relatórios claros, a empresa passa a ter controle total sobre seu parque de impressão. Mais do que reduzir custos, essa prática permite criar um ambiente mais sustentável, produtivo e orientado por dados.

Se sua empresa deseja dar esse passo, conte com a F20. Acesse nossa página de locacao de impressoras e conheça nossos planos de gestão e monitoramento personalizados.