Como funciona a instalação e suporte técnico na locação de impressoras
Publicado em 29 de maio de 2025
Ao optar pela locação de impressoras, as empresas não estão apenas contratando um equipamento, mas sim um serviço completo que inclui a entrega, a instalação da impressora locada, o treinamento da equipe e o suporte técnico contínuo. Esses elementos garantem que o ambiente de impressão esteja sempre operacional, sem surpresas ou interrupções.
Neste conteúdo, você vai entender com profundidade como funcionam as etapas de instalação, quais garantias estão presentes nos contratos e de que forma o suporte técnico para impressoras funciona na prática dentro do modelo de outsourcing.
O que está incluso no serviço de instalação de impressora locada
A instalação de uma impressora locada não se resume à entrega física do equipamento. Envolve um processo estruturado que considera a infraestrutura da empresa, a rede de dados, o volume de impressão e as necessidades específicas de cada setor.
1. Levantamento técnico inicial
Antes da instalação, a empresa fornecedora realiza um diagnóstico técnico completo:
Avaliação da rede (cabeada ou Wi-Fi)
Verificação da estrutura física e elétrica
Identificação dos pontos de impressão
Levantamento do volume médio e tipos de arquivos impressos
Esse estudo orienta a escolha dos equipamentos e evita incompatibilidades técnicas.
2. Planejamento da instalação
Com os dados do diagnóstico, é feito um plano de instalação personalizado, que define:
Modelos e quantidades de impressoras
Distribuição por setores
Datas e horários para instalação sem impactar o fluxo operacional
3. Entrega e configuração
No dia da instalação, a equipe técnica realiza:
Entrega dos equipamentos
Conexão à rede local ou à nuvem
Instalação dos drivers e softwares necessários
Integração com sistemas corporativos (ERP, GED, etc.)
4. Testes de funcionamento
Antes de finalizar o processo, são realizados testes práticos:
Impressão em diferentes formatos
Verificação da digitalização e escaneamento
Teste de autenticação de usuários (se aplicável)
Testes de impressão em nuvem e mobilidade
5. Treinamento da equipe
A empresa fornecedora oferece treinamento para os usuários, incluindo:
Como utilizar os recursos principais (impressão, cópia, digitalização)
Como acessar arquivos via rede
Boas práticas de uso para evitar falhas e desperdícios
Como funciona o suporte técnico para impressoras locadas
Um dos principais diferenciais da locação é o suporte técnico especializado. Ele garante que qualquer problema seja resolvido com agilidade, sem custo adicional para o cliente.
Atendimento proativo
Muitas empresas utilizam sistemas de monitoramento remoto que identificam falhas, níveis baixos de toner ou necessidade de manutenção antes que o usuário perceba.
Esse atendimento proativo evita paradas inesperadas e acelera o tempo de resposta.
Canais de atendimento
Os canais mais comuns para acionar o suporte são:
Telefone com atendimento especializado
Portal online com abertura de chamados
Aplicativos mobile para usuários
Atendimento via e-mail ou WhatsApp corporativo
Níveis de atendimento (SLA)
Os contratos de locação preveem prazos máximos para atendimento, chamados de SLAs (Service Level Agreements). Exemplos:
Suporte remoto em até 2 horas
Atendimento presencial em até 24 horas
Troca de equipamento em até 48 horas (quando necessário)
Manutenção preventiva
Além dos reparos, o suporte técnico inclui visitas regulares de manutenção preventiva, com ações como:
Limpeza interna e externa
Atualização de firmware
Verificação de peças sujeitas a desgaste
Essa prática aumenta a vida útil do equipamento e reduz a necessidade de intervenções corretivas.
Substituição de peças e equipamentos
Se uma peça apresenta defeito ou desgaste, a fornecedora realiza a troca sem custo. Caso o problema persista, o equipamento pode ser substituído integralmente, garantindo a continuidade da operação.
Garantias presentes nos contratos de locação de impressoras
Ao contratar a locação, a empresa cliente passa a contar com garantias contratuais que dão tranquilidade e previsibilidade:
Garantia total do equipamento: qualquer falha é coberta
Reposição de suprimentos: toner, cilindros e peças incluídos
Atendimento ilimitado: não há cobrança extra por chamados técnicos
Upgrade programado: possibilidade de troca por modelos mais modernos ao longo do contrato
Vantagens práticas do suporte técnico incluso na locação
1. Redução de custos internos
Com a assistência técnica terceirizada, não é necessário manter equipe interna dedicada apenas à manutenção de impressoras.
2. Menos tempo de inatividade
O monitoramento remoto e os SLAs de atendimento garantem que os equipamentos estejam sempre operacionais.
3. Previsibilidade orçamentária
O contrato mensal inclui todo o suporte, evitando gastos imprevistos com peças, visitas técnicas ou troca de equipamentos.
4. Melhoria na produtividade
Equipamentos funcionando plenamente evitam atrasos, filas e retrabalho por falhas técnicas.
5. Foco da equipe de TI
A equipe interna pode se dedicar a demandas mais estratégicas, enquanto o ambiente de impressão é gerenciado por especialistas.
Por dentro de uma operação bem-sucedida de instalação e suporte
Empresas que implementam a locação com suporte completo percebem os benefícios desde o início:
Equipamentos entregues corretamente configurados
Colaboradores treinados para uso eficiente
Suporte ágil e resolutivo
Relatórios de uso e desempenho para ajustes finos
Tudo isso cria um ambiente mais estável, com menos interrupções e maior controle.
Um investimento com retorno em tempo e eficiência
Optar pela instalação de impressora locada com suporte técnico é uma escolha inteligente para quem busca segurança operacional, redução de custos e performance constante. Mais do que um equipamento, o que se adquire é uma estrutura de suporte pensada para manter tudo funcionando.
Quer entender como isso se aplica à sua empresa? Acesse nossa página de locacao de impressoras e conheça as soluções com suporte completo da F20.