Manter uma impressora antiga em funcionamento pode parecer uma economia em um primeiro momento, mas na prática, o equipamento pode estar gerando custos invisíveis para a operação da empresa. Desempenho limitado, falhas recorrentes, dificuldade para encontrar peças e suprimentos, além da falta de recursos modernos, são apenas alguns sinais de que está na hora de mudar.Neste guia, você entenderá como identificar os sinais de desgaste, quais são os riscos de continuar com um equipamento ultrapassado e por que a locação de uma nova impressora pode ser a solução mais vantajosa para a sua empresa.Custos ocultos da impressora antigaUma impressora antiga pode parecer funcional, mas esconde custos operacionais significativos. Veja os principais:1. Aumento no consumo de energiaEquipamentos mais antigos costumam ter consumo elétrico elevado, impactando diretamente a conta de energia.2. Manutenções frequentesCom o tempo, a frequência de manutenção aumenta, muitas vezes exigindo paradas inesperadas.3. Dificuldade de encontrar peçasModelos descontinuados têm peças cada vez mais raras e caras.4. Perda de produtividadeProblemas de desempenho, lentidão ou travamentos comprometem o fluxo de trabalho.5. Baixa qualidade de impressãoCom o desgaste de componentes, a qualidade da impressão tende a piorar, afetando a imagem da empresa.Sinais claros de que é hora de substituir a impressoraFique atento a estes sinais:O equipamento precisa de manutenção a cada poucos mesesA impressora é incompatível com sistemas modernos (Windows 11, redes em nuvem, etc.)Os insumos são caros e difíceis de encontrarOs arquivos demoram para serem processados ou travam durante a fila de impressãoO consumo de papel é elevado por não contar com função duplex (frente e verso)A empresa não tem controle sobre o uso ou os custos de impressãoSe dois ou mais desses itens fazem parte da rotina, a substituição deve ser considerada com urgência.Por que optar pela locação em vez da compra?A locação de impressoras traz vantagens que vão muito além do equipamento novo. Confira:1. Zero investimento inicialNão é preciso imobilizar capital com compra. O pagamento é mensal e previsível.2. Equipamentos atualizadosA empresa recebe modelos modernos, com atualização tecnológica ao longo do contrato.3. Suporte técnico completoInclui instalação, manutenção preventiva e corretiva, reposição de peças e suporte remoto.4. Suprimentos inclusosToners, cilindros e outros insumos fazem parte do contrato. Sem necessidade de compra avulsa.5. Monitoramento do usoPermite acompanhar volume, desperdício, nível de toner e histórico por usuário ou setor.6. Possibilidade de upgradesÉ possível trocar o modelo durante o contrato conforme o crescimento ou novas demandas da empresa.Benefícios operacionais da nova impressora locadaAlém dos benefícios financeiros, a troca por uma impressora nova locada traz:Impressão rápida e silenciosaFunções avançadas como digitalização em lote, duplex automático e conexão em nuvemRedução de falhas e paradasIntegração com sistemas de gestão e armazenamento de documentosEconomia de papel e energiaMelhora na organização documental e na comunicação com clientesO que considerar antes da troca?Ao avaliar a substituição, leve em conta:O custo total de propriedade da impressora atual (incluindo manutenções e insumos)As limitações operacionais que impactam a produtividadeA adequação do equipamento à nova realidade da empresa (crescimento, digitalização, segurança)O tempo de vida últil restante e a disponibilidade de peçasQuando o barato sai caroInsistir em manter uma impressora antiga pode gerar:Custos maiores do que um contrato de locaçãoPerda de produtividade por paradas constantesImagem negativa com impressões de baixa qualidadeEquipe sobrecarregada lidando com problemas técnicosComo funciona a substituição na locação?Ao contratar um novo modelo, o fornecedor:Avalia as necessidades da empresaIndica o modelo mais adequadoAgenda a instalação com configuração completaRetira o equipamento anterior, se for locadoInicia o monitoramento remoto e entrega de insumosO processo é rápido, programado e com mínimo impacto para o time.Modernize sem dor de cabeçaA substituição da impressora antiga por um modelo novo, via locação, é uma decisão estratégica. Além de eliminar os custos invisíveis, sua empresa ganha produtividade, previsão financeira e tranquilidade operacional.Quer saber se é hora de substituir sua impressora? Acesse F20 - locação de impressoras e solicite uma avaliação gratuita.

Escolher entre uma impressora colorida ou monocromática vai além da simples diferença entre imprimir com ou sem cor. Essa decisão impacta diretamente os custos, a eficiência, a qualidade da comunicação visual e a adequação às rotinas de trabalho da empresa. Quando se trata de escolher a locação ideal de impressora, entender essas diferenças é essencial para garantir o melhor custo-benefício e evitar desperdícios.Neste conteúdo, vamos analisar com profundidade as características de cada tipo de impressão, apresentar critérios práticos para escolha e mostrar como o modelo de locação pode atender às necessidades específicas do seu negócio, com flexibilidade e previsibilidade de custos.Entendendo a diferença: impressão colorida x monocromáticaAntes de decidir, é fundamental entender o que cada tipo oferece:Impressora monocromáticaUtiliza apenas toner pretoIdeal para impressão de textos, documentos administrativos e relatóriosCusto por página significativamente mais baixoVelocidade geralmente maior que modelos coloridosMenor risco de manutenção por acúmulo de resíduo de corImpressora coloridaUtiliza quatro toners: ciano, magenta, amarelo e preto (CMYK)Adequada para materiais gráficos, apresentações, propostas visuais e comunicação interna mais ricaCusto por página mais alto, especialmente para cobertura total de corRequer controle maior sobre o uso para evitar desperdícioOferece impacto visual muito superiorQuando optar pela locação de impressoras monocromáticas?A locação de impressora monocromática é indicada quando:A empresa imprime grande volume de textos e documentos internosHá preocupação com redução de custos operacionaisO uso de cor não agrega valor ao conteúdo impressoO objetivo é manter uma operação enxuta e estávelExemplos de setores que se beneficiam:Financeiro e contábilJurídicoLogísticaProduçãoRecursos Humanos (quando não há necessidade de formulários coloridos)A grande vantagem da locação nesse caso está na previsibilidade dos gastos: o custo por página é baixo e há menor necessidade de manutenção preventiva.Quando a locação de impressoras coloridas faz mais sentido?A impressora colorida locada é ideal para empresas que:Produzem materiais que precisam de apresentação visualTrabalham com marketing, design, arquitetura ou engenhariaRealizam propostas comerciais para clientesUtilizam gráficos, planilhas com cores ou organogramasPrecisam imprimir manuais ilustrados, rótulos ou etiquetas coloridasNesses casos, a cor agrega valor ao conteúdo e transmite mais profissionalismo na entrega.Com o modelo de locação, é possível controlar o uso por setor ou usuário e até definir políticas de impressão colorida apenas quando necessário.Critérios para tomar a decisão certaAo escolher entre impressão colorida ou monocromática, considere os seguintes aspectos:1. Tipo de conteúdo impressoAvalie se a cor é realmente necessária. Documentos com gráficos e imagens se beneficiam da cor; textos simples, não.2. Volume de impressãoPara altos volumes de documentos simples, o monocromático se destaca. Já para volumes médios com necessidade estética, a colorida pode ser vantajosa.3. Perfil de setores da empresaAlguns departamentos precisam de cor, outros não. A locação permite combinar modelos diferentes conforme o uso.4. Custo por páginaCompare o custo de impressão colorida e preta. Muitos contratos de locação já preveem franquias com diferenciação entre as duas categorias.5. Política de uso conscienteSe for optar pela impressora colorida, implemente políticas para limitar uso excessivo, como controle por login ou autorização para impressão colorida.6. Expectativa de qualidade na comunicaçãoEmpresas que desejam transmitir imagem sofisticada ou profissional podem se beneficiar da impressão colorida para materiais enviados a clientes.Impressão mista: uma solução inteligenteMuitas empresas optam por uma solução híbrida, com:Impressoras monocromáticas para setores administrativosImpressoras coloridas para áreas comerciais ou criativasEssa estratégia reduz custos sem abrir mão da qualidade onde ela é necessária. A locação de impressoras permite essa personalização, sem investimento em compra de múltiplos modelos.Benefícios do modelo de locação na escolha da impressora idealIndependente da decisão entre impressão colorida ou monocromática, o modelo de locação oferece:1. FlexibilidadePermite trocar o equipamento durante o contrato, conforme mudanças nas necessidades da empresa.2. Suporte técnicoInclui instalação, manutenção, suporte remoto e presencial — sem custo adicional.3. Suprimentos inclusosCartuchos e toners já estão no pacote, com reposição automática em muitos casos.4. Monitoramento e relatóriosPermite controlar o volume impresso por setor e usuário, separando o que é colorido e P&B, e criando regras de uso.5. EscalabilidadeA empresa pode aumentar ou reduzir o parque de impressão sem investimento próprio, conforme o crescimento ou sazonalidade.6. Previsibilidade financeiraCom planos mensais e sem custo de aquisição, é possível planejar o orçamento com mais precisão.Como definir a melhor composição de impressoras para sua empresa?Uma empresa especializada pode ajudá-lo a:Analisar o perfil de impressão de cada setorLevantar o volume médio mensal de páginasIdentificar picos de impressão ao longo do anoMapear oportunidades de economiaPropor a composição ideal entre modelos coloridos e monocromáticosEssa consultoria geralmente é parte do processo de contratação da locação de impressoras, sem custo adicional.Exemplos de decisões estratégicas por segmentoEscritórios de advocaciaMaior volume de documentos em preto e brancoImpressora monocromática atende com eficiência e baixo custoAgências de publicidadeDemanda constante por cor para apresentação, mockups e campanhasImpressora colorida é indispensávelClínicas e consultóriosProntuários e laudos em preto e branco, mas materiais informativos em corImpressora mista é a melhor opçãoEmpresas de logísticaEtiquetas e documentos operacionais não exigem corImpressora monocromática com velocidade é idealSetores de RHImpressos para treinamento e integração podem exigir corImpressora colorida compartilhada entre departamentos resolve bemQuando mudar de uma impressora colorida para monocromática (ou vice-versa)?O modelo de locação permite ajustes durante o contrato. Alguns sinais de que é hora de reavaliar:Aumento nos custos com impressão colorida sem justificativaMudança no tipo de material impressoRedução do volume de impressõesReestruturação da equipe ou dos setoresNovo posicionamento da marca (exigindo mais qualidade visual)Avaliar periodicamente o parque de impressão evita gastos desnecessários e garante aderência à estratégia da empresa.Evite erros comuns na escolha da impressoraEscolher impressora colorida apenas por status visual: se não for usada com inteligência, vira desperdício.Subestimar o volume de impressão monocromática: pode gerar gargalos se não houver capacidade suficiente.Ignorar o controle de uso: sem monitoramento, até a melhor impressora gera custos excessivos.Assinar contrato sem suporte técnico adequado: um bom equipamento sem suporte se torna um problema.Impressão certa para a necessidade certaOptar por impressão colorida ou monocromática deve ser uma decisão baseada em dados reais da operação da sua empresa. Não se trata de escolher o mais barato ou o mais sofisticado, mas sim o que se alinha à estratégia, ao fluxo de trabalho e ao orçamento da organização.O modelo de locação de impressoras torna essa escolha mais segura, flexível e ajustável ao longo do tempo, sem comprometer o capital da empresa.Quer ajuda para definir a composição ideal entre impressoras coloridas e monocromáticas? Conheça a F20 - locação de impressoras e solicite um plano sob medida para sua operação.

A contratação de um serviço de locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim representa uma escolha estratégica para empresas da região que buscam reduzir custos, otimizar a produtividade e garantir suporte técnico especializado. Para fazer a escolha certa, é essencial entender todas as etapas envolvidas, desde a avaliação de necessidades até a assinatura do contrato.Este guia detalha tudo o que você precisa saber para contratar locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim, com dicas práticas e critérios objetivos para garantir o melhor custo-benefício e a segurança de um serviço confiável.Por que optar pela locação de impressoras?Antes de explorar o passo a passo, é importante entender os benefícios gerais da locação em vez da compra:Redução de custos com aquisição e manutençãoPrevisibilidade orçamentária com contratos fixosSuporte técnico e reposição de insumos inclusosAcesso a equipamentos modernos e atualizadosSustentabilidade com descarte correto e menor desperdícioNa prática, a empresa terceiriza toda a responsabilidade da operação de impressão, podendo focar em sua atividade principal com mais eficiência.Etapa 1: Avalie a demanda da sua empresaA primeira etapa para contratar o serviço é entender as necessidades específicas do seu negócio:Qual o volume médio mensal de impressão?Quais setores usam mais a impressora?Existe a necessidade de digitalização e cópia?Os arquivos são coloridos ou apenas preto e branco?Há necessidade de impressão em rede ou por dispositivos móveis?Essas respostas ajudam a definir o tipo de equipamento e o plano ideal.Etapa 2: Conheça os tipos de impressoras locadas disponíveisEmpresas especializadas em aluguel de impressoras em Sorocaba e Votorantim costumam oferecer diferentes modelos, como:Impressoras laser monocromáticas (para alto volume com baixo custo)Impressoras coloridas (uso em marketing, design e áreas visuais)Multifuncionais (com scanner, copiadora e digitalização)Equipamentos com impressão frente e verso (duplex)Impressoras com conexão em rede e Wi-FiA escolha certa depende do tipo de documento impresso, frequência de uso e integração com sistemas internos.Etapa 3: Solicite propostas com base em suas necessidadesAo contatar empresas da região, envie um briefing com os seguintes dados:Volume de impressão mensal estimadoQuantidade de equipamentos necessáriosLocal de instalação (escritório, loja, matriz, filial etc.)Expectativas sobre suporte técnico e prazos de atendimentoNecessidade de relatórios, monitoramento ou controle por usuárioQuanto mais claro for o seu escopo, mais adequadas serão as propostas recebidas.Etapa 4: Avalie o que está incluso no contratoUma boa empresa de locação de impressoras deve incluir no contrato:Equipamento em perfeito funcionamentoInstalação, configuração e testesFornecimento de toner e suprimentosManutenção preventiva e corretivaSuporte técnico com SLA definidoMonitoramento remoto e relatórios periódicosSubstituição de peças e equipamentos defeituososLeia o contrato com atenção e evite empresas que cobrem à parte por serviços básicos.Etapa 5: Verifique a reputação da empresa fornecedoraEm cidades como Sorocaba e Votorantim, a reputação das prestadoras é um diferencial importante. Ao pesquisar fornecedores:Consulte o CNPJ e certifique-se de que a empresa está ativaVerifique o tempo de atuação na regiãoBusque avaliações no Google, redes sociais e portais como Reclame AquiPeça indicações de outras empresas que utilizam o serviçoSolicite um case ou estudo de caso de cliente semelhante ao seuEmpresas com histórico sólido oferecem mais segurança e previsibilidade no atendimento.Etapa 6: Considere a proximidade e o tempo de respostaMesmo com suporte remoto, é importante que a empresa tenha sede ou atendimento local. Isso garante:Entrega rápida de suprimentosAtendimento técnico presencial em casos urgentesLogística facilitada para substituição de equipamentosQuanto menor o tempo de deslocamento, maior a eficiência do suporte.Etapa 7: Compare custo total e não apenas o valor mensalCuidado para não se iludir com mensalidades muito baixas. Avalie o custo total do contrato:Está incluso toner e manutenção?Há cobrança por excedente? Qual o valor?A franquia mensal atende à sua demanda?Há taxa de instalação ou visita técnica?Contratos transparentes evitam surpresas e trazem economia real.Etapa 8: Entenda como funciona o suporte e o monitoramentoUm bom contrato de aluguel de impressoras precisa oferecer acompanhamento contínuo do uso. Pergunte:Há software de monitoramento de consumo?O fornecedor envia relatórios mensais?Existe painel com alertas de falha ou baixo toner?O suporte é por telefone, portal, WhatsApp ou presencial?Qual o tempo de resposta para chamados?O acompanhamento técnico contínuo evita falhas, desperdício e paralisações.Etapa 9: Avalie o impacto ambiental da locaçãoA locação de impressoras é uma prática mais sustentável do que a compra individual de equipamentos. Verifique se a empresa oferece:Coleta e descarte correto de cartuchosSubstituição programada de peças com logística reversaImpressoras com baixo consumo de energiaPolítica de reciclagem e recondicionamentoIsso contribui para a política de ESG da sua empresa e para a imagem institucional.Etapa 10: Formalize o contrato com prazos e cláusulas clarasPor fim, assegure-se de que o contrato contenha:Duração do contrato (e política de renovação ou cancelamento)Cláusulas de SLA (nível de serviço)Descrição detalhada dos serviços inclusosPolítica de reajuste anualGarantias e responsabilidades em caso de falhasUm contrato claro evita desgastes e garante a boa relação entre as partes.Onde contratar locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim?Procure empresas com atuação comprovada na região, estrutura técnica sólida e foco em atendimento corporativo. A F20 - locação de impressoras é uma referência em soluções completas para impressão, oferecendo equipamentos modernos, suporte ágil e contratos transparentes.Se sua empresa está localizada em Sorocaba ou Votorantim, conte com a F20 para montar um parque de impressão eficiente, econômico e sob medida para sua realidade.

A digitalização de documentos se tornou uma etapa essencial para a transformação digital das empresas. No entanto, para que esse processo ocorra com agilidade, confiabilidade e, principalmente, segurança, é preciso adotar boas práticas e ferramentas adequadas. Neste cenário, a locação de impressoras surge como uma solução completa, que alia infraestrutura profissional com suporte técnico especializado.Neste conteúdo, explicamos como a digitalização de documentos pode ser realizada com segurança utilizando impressoras locadas, quais recursos tecnológicos fazem parte desse processo e como garantir a integridade da informação em cada etapa.Por que a digitalização precisa ser segura?Transformar documentos físicos em arquivos digitais traz inúmeros benefícios — como economia de espaço, facilidade de acesso e agilidade no fluxo de trabalho. Porém, também expõe as empresas a riscos se não houver controle:Vazamento de dados confidenciaisArmazenamento inseguro ou sem criptografiaManipulação indevida dos documentos digitalizadosFalta de rastreabilidade e históricoPor isso, toda digitalização precisa ser tratada com o mesmo nível de segurança que os demais processos de gestão de dados da empresa.Recursos das impressoras locadas para digitalização seguraAs impressoras multifuncionais disponíveis nos contratos de locação mais robustos contam com uma série de recursos que tornam a digitalização mais segura e eficiente. Veja os principais:1. Digitalização para pasta de rede com autenticaçãoPermite que os documentos digitalizados sejam enviados diretamente para uma pasta compartilhada em servidor ou nuvem, acessível apenas a usuários autorizados.2. Envio por e-mail com controle de permissõesA multifuncional pode restringir o envio de arquivos apenas para domínios ou endereços autorizados, evitando encaminhamentos acidentais ou indevidos.3. Digitalização com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)Garante que os arquivos sejam convertidos em PDFs pesquisáveis, facilitando a indexação segura em sistemas de gestão documental (GED).4. Criptografia de arquivos digitalizadosModelos mais avançados realizam a criptografia automática dos arquivos, protegendo os dados durante o envio e o armazenamento inicial.5. Controle de acesso por usuário ou cracháA multifuncional só libera a digitalização após autenticação do colaborador, por senha, PIN ou leitor RFID, o que traz rastreabilidade ao processo.6. Logs e relatórios de digitalizaçãoTodos os arquivos digitalizados podem ser registrados em relatórios com dados como horário, usuário e destino do envio, auxiliando a auditoria.Boas práticas para uma digitalização seguraAlém da tecnologia, é fundamental estabelecer políticas internas e treinar a equipe para garantir que a digitalização ocorra de forma segura e padronizada:Defina fluxos de digitalizaçãoCada setor da empresa deve ter processos claros sobre:O que deve ser digitalizadoQuem pode realizar a digitalizaçãoPara onde os arquivos devem ser enviadosCrie políticas de nomeação e organização de arquivosDocumentos digitalizados devem seguir convenções de nomes, versões e pastas, para facilitar a busca e evitar duplicidade.Integre com sistemas de gestãoA integração com softwares como ERPs e GEDs garante que os arquivos digitalizados entrem imediatamente no fluxo de trabalho da empresa.Implemente controle de acesso nos destinos dos arquivosAs pastas de rede ou sistemas de armazenamento devem contar com permissões de leitura e escrita bem definidas.Estabeleça periodicidade para backupOs arquivos digitalizados devem ser incluídos na rotina de backup da empresa, com cópias externas e em nuvem, sempre com criptografia.Vantagens da digitalização com impressoras locadasA locação de impressoras multifuncionais oferece diversas vantagens para empresas que desejam implementar ou otimizar a digitalização de documentos:1. Equipamentos atualizadosO parque de impressoras locadas é constantemente renovado, garantindo acesso a modelos com funcionalidades de digitalização modernas e compatíveis com as necessidades da empresa.2. Suporte técnico incluídoQualquer falha ou necessidade de configuração é resolvida rapidamente pela equipe técnica do fornecedor, evitando gargalos.3. Treinamento e onboarding da equipeOs contratos de locação incluem treinamento para os usuários, garantindo que todos saibam usar os recursos de digitalização com segurança.4. EscalabilidadeA empresa pode começar com poucos equipamentos e expandir conforme a demanda, sem necessidade de novos investimentos em compra.5. Gestão centralizadaSoftwares de monitoramento acompanham o uso da digitalização por equipamento ou usuário, permitindo melhorias e ajustes contínuos.6. Adequação à LGPDAs ferramentas e processos adotados ajudam a garantir conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, reduzindo riscos jurídicos.Exemplos de uso seguro da digitalização por setorA digitalização segura traz benefícios específicos em diferentes setores da empresa:Recursos HumanosDigitalização de contratos de trabalho, fichas de ponto e documentos admissionaisArmazenamento seguro em pastas protegidas por acesso restritoFinanceiroDigitalização de notas fiscais, boletos, comprovantes e extratosOrganização automatizada por competência, cliente ou centro de custoJurídicoDigitalização de contratos, petições e documentos sigilososIndexação com OCR e controle de acesso rigorosoAdministrativoDigitalização de documentos operacionais, pedidos, ordens de serviçoEnvio automático para diretórios do ERP da empresaComo garantir a segurança após a digitalizaçãoA segurança não termina quando o documento é digitalizado. É preciso pensar em todas as etapas do ciclo de vida da informação:Armazenamento seguroUtilize servidores protegidos ou nuvens corporativas com criptografiaMantenha redundância com cópias externas e backups automáticosCompartilhamento conscienteNunca compartilhe arquivos por e-mails pessoais ou dispositivos não autorizadosPrefira plataformas seguras de compartilhamento corporativoRetenção e descarteDefina prazos de retenção de acordo com normas legaisEstabeleça rotinas de descarte seguro de documentos físicos e digitaisSegurança, eficiência e controle no mesmo processoAo unir equipamentos modernos, políticas claras e suporte técnico de qualidade, a digitalização de documentos com impressoras locadas se torna um processo seguro, escalável e estratégico. A empresa ganha agilidade sem abrir mão da proteção das suas informações mais sensíveis.Se sua empresa busca digitalizar documentos com eficiência e segurança, conheça a solução completa de locação de impressoras da F20 - locação de impressoras.

A locação de impressoras corporativas não se limita apenas ao fornecimento do equipamento em si. Trata-se de uma solução completa, pensada para otimizar o uso, reduzir custos, melhorar a produtividade e garantir o pleno funcionamento do parque de impressão. Ao contratar esse tipo de serviço, a empresa passa a contar com um conjunto de recursos técnicos, logísticos e operacionais que fazem toda a diferença no dia a dia.Neste conteúdo, explicamos com profundidade quais são os serviços da locação de impressoras e como eles impactam a operação corporativa de forma estratégica, previsível e econômica.Entenda o que é o aluguel completo de impressorasO modelo de aluguel de impressora completa inclui, geralmente, todos os elementos necessários para a gestão eficiente do ambiente de impressão. Isso significa que o cliente não precisa se preocupar com compras de toner, manutenção, troca de peças, chamados técnicos ou monitoramento do uso. Tudo isso passa a ser responsabilidade do fornecedor.Além disso, a locação costuma funcionar por meio de um contrato mensal, com ou sem franquia de páginas, no qual o cliente paga apenas pelo uso, com a tranquilidade de ter suporte e estrutura incluídos.1. Equipamentos sob medida para a demandaA escolha dos equipamentos é sempre personalizada. Entre os modelos disponíveis, o fornecedor pode oferecer:Impressoras simples (monocromáticas ou coloridas)Impressoras multifuncionais (com scanner, copiadora e fax)Modelos com impressão frente e verso automática (duplex)Impressoras em rede para uso compartilhadoEquipamentos com impressão via nuvem ou dispositivos móveisO parque de impressão é dimensionado com base no volume, nos setores atendidos e nos fluxos documentais da empresa.2. Instalação e configuração inicialApós a assinatura do contrato, o fornecedor realiza:Entrega dos equipamentos no local definidoInstalação física e conexão à rede corporativaConfiguração de filas de impressão, cotas por usuário ou setorIntegração com sistemas da empresa (ERP, GED, e-mail, etc.)Testes de impressão, cópia e digitalizaçãoEsse processo garante que a solução funcione com estabilidade desde o início.3. Fornecimento de suprimentos (toner e cilindros)Um dos grandes diferenciais do modelo de locação é o fornecimento automático dos insumos. Estão inclusos no contrato:Toners compatíveis ou originais, conforme política do fornecedorCilindros, fusores e peças de desgasteLogística de entrega programada ou por sistema de alerta automáticoColeta e descarte sustentável dos suprimentos usadosCom isso, a empresa evita interrupções por falta de insumo e elimina estoques desnecessários.4. Manutenção preventiva e corretivaManter o equipamento em pleno funcionamento é responsabilidade do fornecedor. Os contratos incluem:Agendamento de visitas técnicas periódicasRevisão preventiva para evitar falhasSubstituição de peças desgastadasAtendimento corretivo em caso de panesRecolocação de impressoras em caso de defeito graveA manutenção programada reduz o tempo de inatividade e amplia a vida útil dos equipamentos.5. Suporte técnico especializadoOutro ponto essencial no aluguel de impressora completa é o suporte técnico, que costuma ser feito por diversos canais:Atendimento telefônicoSuporte via portal ou sistema próprioAtendimento por WhatsApp ou e-mailTécnico local com tempo de resposta acordado em SLAEssa estrutura garante agilidade na resolução de problemas e evita gargalos operacionais.6. Monitoramento remoto do parque de impressãoO parque de impressão pode ser acompanhado em tempo real por meio de softwares específicos que monitoram:Volume de impressão por usuário, setor ou equipamentoNível de toner e necessidade de reposiçãoHistórico de falhas e manutençõesConsumo e desperdício por tipo de documentoEsse acompanhamento permite ajustes de rota, identificação de uso inadequado e melhorias contínuas.7. Relatórios gerenciais e dashboardsOutro serviço essencial é a entrega periódica de relatórios gerenciais, que mostram:Quantidade de páginas impressas (coloridas e P&B)Departamentos que mais imprimemCusto médio por impressãoProjeção de economia em relação ao modelo anteriorAlertas de uso fora do padrãoEssas informações ajudam a criar políticas de impressão, reduzir desperdício e melhorar a governança.8. Reposição programada e logística reversaO contrato inclui processos logísticos integrados:Entrega de insumos com base em consumo realRetirada de toners e peças usadas para descarte corretoSubstituição programada de equipamentos com fim de cicloEsse ciclo ajuda a manter a sustentabilidade da operação e garante conformidade ambiental.9. Atualização tecnológica constanteA empresa locadora se compromete a manter o parque atualizado. Isso pode incluir:Troca por modelos mais modernos durante o contratoInclusão de novas funcionalidades sob demandaCompatibilidade com novas versões de software ou redeMelhoria da eficiência energética com novos equipamentosAssim, a empresa não fica defasada tecnologicamente, sem custos de aquisição.10. Treinamento e suporte aos usuáriosPara garantir o uso adequado dos recursos, os contratos incluem:Treinamento para os colaboradores responsáveis pela operaçãoManuais simplificados e vídeos de usoApoio na configuração de workflows de digitalização e envioSuporte ao usuário final em dúvidas básicasEssas ações evitam mau uso, otimizam o aproveitamento da solução e reduzem o volume de chamados.Como esses serviços impactam a operação da empresaAo contratar a locação com todos esses serviços inclusos, a empresa ganha:Eficiência: impressoras sempre prontas e operando em alto desempenhoControle: visibilidade sobre o uso e os custosEconomia: sem investimento em compra, sem desperdício de insumosAgilidade: suporte técnico rápido e proativoSustentabilidade: menos descarte e consumo conscienteConformidade: atendimento a normas ambientais e de segurançaA locação transforma a gestão de impressão em uma operação estratégica, com mais inteligência e menos preocupação para os gestores.Vale a pena exigir todos esses serviços?Sim. A locação só faz sentido quando o fornecedor oferece uma estrutura completa de suporte, logística, tecnologia e gestão. Quanto mais robusto for o contrato, mais resultados ele trará à empresa.Evite contratos muito baratos que excluem serviços essenciais como manutenção, suporte técnico ou fornecimento de suprimentos. O barato sai caro quando o equipamento para e o time fica parado.Qual tipo de empresa pode se beneficiar desse modelo?Empresas de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da locação com serviços completos. O modelo é especialmente vantajoso para:Escritórios com alta demanda de impressãoEmpresas com filiais ou equipes em campoNegócios que precisam de rastreabilidade documentalOrganizações que estão em processo de digitalizaçãoEstrutura completa para imprimir com inteligênciaOptar pela locação com serviços completos é uma forma de profissionalizar a operação de impressão e concentrar os esforços da equipe no que realmente importa. Em vez de lidar com problemas técnicos, compras de insumos e paradas operacionais, o time pode focar na produtividade com tranquilidade.Quer conhecer um serviço de locação de impressoras que entrega tudo isso com transparência e eficiência? Acesse o site da F20 - locação de impressoras e solicite um atendimento personalizado.

Contratar um serviço de outsourcing de impressão é uma decisão estratégica que pode trazer grandes ganhos em eficiência, economia e controle documental para empresas de diferentes portes e setores. No entanto, para que o investimento valha a pena, é fundamental realizar uma análise criteriosa antes da contratação.Neste conteúdo, reunimos os principais pontos de atenção que devem ser considerados ao contratar outsourcing de impressão, com foco na escolha de um parceiro confiável, estrutura técnica adequada e alinhamento às necessidades reais do negócio.O que é outsourcing de impressãoOutsourcing de impressão é a terceirização da gestão de todo o parque de impressão da empresa, incluindo o fornecimento de equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte técnico e monitoramento do uso. O serviço é contratado por meio de um contrato mensal que varia conforme o volume de impressões e os tipos de equipamentos envolvidos.Esse modelo elimina a necessidade de comprar impressoras, reduz os custos ocultos com manutenção e promove uma gestão mais inteligente e sustentável dos documentos.1. Diagnóstico inicial: entenda o cenário atual da empresaAntes de contratar qualquer fornecedor, é essencial entender o estado atual da operação de impressão. Isso inclui:Quantas impressoras a empresa possui e onde estão alocadasQuais setores imprimem maisQual é o custo médio mensal com impressão (equipamentos, toner, papel, manutenção)Quais falhas operacionais ou gargalos estão ocorrendoUm bom fornecedor de outsourcing de impressão sempre começa com um diagnóstico técnico gratuito. Desconfie de propostas que não analisam o cenário antes de oferecer soluções.2. Clareza sobre o que está incluso no contratoNem todos os contratos de outsourcing oferecem o mesmo nível de serviço. Verifique se estão inclusos:Equipamentos em comodatoEntrega e instalaçãoSuprimentos (toner, cilindro, fusor)Manutenção preventiva e corretivaSuporte técnico presencial e remotoMonitoramento em tempo realRelatórios gerenciais de usoEssa transparência é crucial para evitar surpresas e custos ocultos ao longo do contrato.3. Capacidade de personalização do projetoCada empresa tem uma realidade diferente. O outsourcing ideal deve ser flexível para:Escolher entre modelos de impressoras simples ou multifuncionaisAtender diferentes setores com configurações específicasDefinir cotas por usuário, departamento ou tipo de impressãoAdaptar o volume contratado com facilidade ao longo do tempoFuja de soluções engessadas ou genéricas. A personalização é chave para que o outsourcing seja de fato eficiente.4. SLA (Acordo de Nível de Serviço) e suporte técnicoO tempo de resposta em caso de falhas ou solicitações técnicas impacta diretamente a produtividade. Avalie:Tempo máximo para atendimento remoto e presencialCobertura em regiões remotas ou múltiplas filiaisDisponibilidade de suporte 24/7 (se necessário)Qualificação dos técnicos envolvidosCanal de abertura de chamados (telefone, app, portal, WhatsApp)Prefira fornecedores com SLAs claros e documentados em contrato.5. Qualidade e procedência dos equipamentosVerifique se os equipamentos fornecidos são:De marcas reconhecidas no mercado (HP, Brother, Ricoh, Kyocera, etc.)Compatíveis com seu ambiente de rede e sistemas internosModernos, com baixo consumo energético e recursos avançados (duplex, rede, digitalização)Revisados, com peças originais e ciclo de vida adequadoEquipamentos antigos ou sem procedência podem gerar mais custo com paradas e retrabalho.6. Integração com sistemas da empresaA operação de impressão deve conversar com o restante do ambiente digital. É recomendável que o outsourcing permita:Integração com sistemas ERP (TOTVS, SAP, Omie, etc.)Integração com GEDs e plataformas de armazenamento em nuvemDigitalização automatizada para diretórios da redeLiberação de impressão via crachá, senha ou QR CodeA integração garante fluidez nos fluxos de trabalho e mais controle.7. Ferramentas de monitoramento e relatóriosUm bom outsourcing de impressão inclui sistemas que oferecem:Acompanhamento em tempo real do parque de impressãoAlertas automáticos de falhas e nível de suprimentosRelatórios de volume por usuário, setor, tipo de impressãoDashboards com indicadores de uso, desperdício e economiaEssas ferramentas ajudam a reduzir custos, evitar abusos e criar políticas internas mais eficazes.8. Avaliação da reputação do fornecedorAntes de fechar contrato, pesquise sobre a empresa prestadora do serviço:Há quanto tempo atua no mercado?Possui clientes no seu segmento?Tem boas avaliações no Google ou redes profissionais?Possui certificações ou reconhecimentos de fabricantes?Está juridicamente regularizada?Conversar com outros clientes atendidos pode dar uma visão mais realista sobre a qualidade do serviço.9. Política de atualização tecnológicaEquipamentos de impressão evoluem constantemente. Verifique se o contrato contempla:Substituição periódica dos modelos por versões mais modernasAtualizações de software e firmwareOpção de upgrade conforme aumento de volume ou necessidadeTer impressoras defasadas pode comprometer a segurança e a produtividade da operação.10. Condições comerciais e cláusulas de rescisãoLeia atentamente as condições do contrato:Prazos mínimos e máximos de vigênciaPolítica de reajuste de preçosMultas por cancelamento antecipadoCobrança por excedentes de páginas impressasFormas de pagamento e faturamentoNegocie cláusulas que protejam sua empresa em caso de mudanças de cenário ou insatisfação com o serviço.11. Sustentabilidade e descarte responsávelEmpresas comprometidas com o meio ambiente buscam parceiros alinhados a boas práticas. Avalie:Se o fornecedor realiza logística reversa de tonersSe fornece relatórios de impacto ambiental (papel economizado, emissão evitada)Se adota equipamentos com certificação de baixo consumo energéticoEssas ações reforçam a responsabilidade socioambiental da sua empresa.12. Treinamento e onboarding dos colaboradoresO sucesso da adoção depende também do envolvimento das equipes. O fornecedor deve:Oferecer treinamentos presenciais ou remotosEntregar manuais e tutoriais clarosDisponibilizar canal para dúvidas e suporte ao usuárioAcompanhar os primeiros dias de uso (onboarding)A adesão dos colaboradores reduz falhas, retrabalhos e resistência às mudanças.Checklist final: pontos para confirmar antes da contrataçãoFoi realizado um diagnóstico técnico da operação atual?O contrato detalha todos os serviços inclusos?Existe SLA formal e estruturado?Os equipamentos são modernos e bem mantidos?Há integração com sistemas da empresa?São oferecidos relatórios gerenciais?A empresa tem boa reputação e cases relevantes?Há política de atualização tecnológica?As condições contratuais são transparentes?O parceiro é comprometido com sustentabilidade?Haverá treinamento e acompanhamento na implantação?Um passo seguro para eficiência e controleAo seguir esses critérios, sua empresa estará preparada para contratar outsourcing de impressão com segurança e inteligência. Trata-se de uma parceria que vai além da impressão, envolvendo gestão, suporte, tecnologia e visão estratégica.Quer contar com uma estrutura completa e alinhada à sua realidade? Acesse nossa página de locacao de impressoras e solicite uma proposta personalizada com a F20.