O que muda na produtividade com uma impressora multifuncional locada
Publicado em 04 de junho de 2025
Em ambientes corporativos onde tempo e eficiência são recursos valiosos, a adoção de tecnologias que otimizam tarefas rotineiras se torna uma prioridade. Uma dessas soluções é a locação de impressora multifuncional, que vai muito além da simples impressão. Quando bem implementada, essa escolha impacta diretamente na produtividade com impressora multifuncional, promovendo ganhos visíveis no dia a dia das equipes.
Neste artigo, vamos explorar como a locação de multifuncionais afeta positivamente a produtividade, desde a organização dos fluxos de trabalho até o suporte técnico, passando pela mobilidade, integração digital e economia de tempo.
O que é uma impressora multifuncional locada
Uma impressora multifuncional é um equipamento que combina funções de impressão, cópia, digitalização e, em alguns casos, envio de fax. Ao optar pela locação multifuncional, a empresa não precisa investir na compra desses equipamentos. Em vez disso, paga um valor mensal fixo que inclui o uso da máquina, suporte técnico, manutenção e suprimentos.
Essa modalidade permite acesso a tecnologias avançadas com menor custo inicial e mais flexibilidade, além de garantir que os equipamentos estejam sempre atualizados e operacionais.
Como a multifuncional locada melhora a produtividade
1. Centralização de tarefas em um único equipamento
Ter um único equipamento capaz de imprimir, digitalizar e copiar reduz o tempo gasto com deslocamentos entre diferentes dispositivos e elimina filas de espera causadas por uso fragmentado.
2. Redução do tempo de manutenção
O modelo de locação inclui suporte técnico contínuo. Isso significa que qualquer falha no equipamento é resolvida com agilidade, sem custo adicional, e com substituição rápida de peças ou do próprio equipamento, se necessário.
3. Digitalização inteligente de documentos
As multifuncionais locadas contam com alimentadores automáticos de documentos e integração com softwares de digitalização. É possível configurar fluxos de envio direto para pastas da rede, sistemas de gestão (GED) ou e-mail, reduzindo tarefas manuais e otimizando a organização dos arquivos digitais.
4. Economia de tempo com configurações pré-definidas
Os equipamentos podem ser programados com fluxos recorrentes de trabalho. Por exemplo: digitalizar e salvar diretamente em uma pasta compartilhada, ou imprimir relatórios com configurações específicas de frente e verso e qualidade de imagem.
5. Impressão em rede e mobilidade
Impressoras multifuncionais locadas normalmente são integradas à rede da empresa e operam com impressão em nuvem. Isso permite que os colaboradores enviem arquivos de qualquer lugar e realizem a liberação segura dos documentos ao chegar no escritório.
6. Redução de retrabalhos e falhas operacionais
Com equipamentos de alta performance, a chance de erro na impressão ou na digitalização é reduzida. Arquivos saem com mais qualidade, precisão de cores e fidelidade ao conteúdo original.
Casos práticos de aumento de produtividade
Setor administrativo
Antes: impressão em um equipamento, digitalização em outro, e organização manual de arquivos.
Depois: um único equipamento realiza todas as tarefas, com digitalização automática e envio estruturado para pastas da rede.
Setor financeiro
Antes: impressão de relatórios manuais, com filas e falhas na qualidade.
Depois: relatórios são gerados e impressos com configurações padronizadas, economizando tempo e papel.
Setor jurídico
Antes: cópias manuais de contratos, digitalização fragmentada, arquivamento físico.
Depois: digitalização em lote com OCR, organização automática em GED e economia de espaço físico.
Integração com sistemas de gestão (ERP e GED)
As impressoras multifuncionais de alto padrão oferecidas em contratos de locação são compatíveis com sistemas de ERP (como SAP, TOTVS, Omie) e GEDs corporativos. Essa integração:
Automatiza a distribuição de documentos
Permite arquivamento estruturado
Garante rastreabilidade das ações
Reduz falhas no controle de versão de documentos
Impacto da locação na organização dos fluxos internos
O uso de multifuncionais locadas permite desenhar fluxos de trabalho mais inteligentes. Veja como isso impacta a rotina:
Redução do número de equipamentos físicos no ambiente
Definição clara de pontos de impressão por departamento
Acesso restrito com autenticação por senha ou crachá
Impressão liberada apenas mediante presença do colaborador
Registro completo das ações para auditoria e compliance
Suporte técnico e atualização tecnológica contínua
Um dos pilares da locação multifuncional é o suporte técnico preventivo e corretivo. Além disso, o contrato normalmente prevê a substituição periódica dos equipamentos por modelos mais novos, o que garante:
Menos interrupções no trabalho
Acesso a novas funcionalidades
Maior durabilidade e confiabilidade
Gestão de uso por setor ou colaborador
A locação permite ativar ferramentas de gestão de impressão, que contribuem para a produtividade ao promover mais consciência e controle sobre o uso do equipamento:
Relatórios por usuário ou centro de custo
Definição de cotas mensais de impressão
Bloqueio de impressão colorida em setores onde não é necessária
Priorização de tarefas críticas na fila de impressão
Indicadores de produtividade associados à multifuncional
Ao implementar um projeto de locação de impressora multifuncional, é possível acompanhar indicadores como:
Tempo médio por tarefa de impressão ou digitalização
Redução do número de retrabalhos
Redução do tempo de espera em filas de impressão
% de uso de digitalização em substituição à cópia física
% de tarefas automatizadas (como envio de arquivos para a nuvem)
Esses indicadores auxiliam gestores a mensurar o retorno sobre o investimento e a refinar continuamente os processos.
A locação como estratégia de eficiência
Muito além de uma solução operacional, a locação multifuncional é uma decisão estratégica. Ela elimina a necessidade de investimentos iniciais altos, transfere a responsabilidade da manutenção para especialistas e alinha a infraestrutura de impressão com os objetivos de produtividade da empresa.
Empresas que adotam esse modelo têm mais agilidade para escalar, adaptar seus recursos conforme a demanda e manter um padrão elevado de eficiência em suas rotinas administrativas.
Mais produtividade, menos preocupação
Optar pela locação de impressora multifuncional é escolher um caminho mais inteligente para lidar com tarefas essenciais, mas que muitas vezes consomem tempo e atenção das equipes. Ao centralizar, automatizar e profissionalizar esse processo, as empresas ganham em agilidade, organização e controle.
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