O que observar antes de contratar outsourcing de impressão
Publicado em 10 de junho de 2025
Contratar um serviço de outsourcing de impressão é uma decisão estratégica que pode trazer grandes ganhos em eficiência, economia e controle documental para empresas de diferentes portes e setores. No entanto, para que o investimento valha a pena, é fundamental realizar uma análise criteriosa antes da contratação.
Neste conteúdo, reunimos os principais pontos de atenção que devem ser considerados ao contratar outsourcing de impressão, com foco na escolha de um parceiro confiável, estrutura técnica adequada e alinhamento às necessidades reais do negócio.
O que é outsourcing de impressão
Outsourcing de impressão é a terceirização da gestão de todo o parque de impressão da empresa, incluindo o fornecimento de equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte técnico e monitoramento do uso. O serviço é contratado por meio de um contrato mensal que varia conforme o volume de impressões e os tipos de equipamentos envolvidos.
Esse modelo elimina a necessidade de comprar impressoras, reduz os custos ocultos com manutenção e promove uma gestão mais inteligente e sustentável dos documentos.
1. Diagnóstico inicial: entenda o cenário atual da empresa
Antes de contratar qualquer fornecedor, é essencial entender o estado atual da operação de impressão. Isso inclui:
Quantas impressoras a empresa possui e onde estão alocadas
Quais setores imprimem mais
Qual é o custo médio mensal com impressão (equipamentos, toner, papel, manutenção)
Quais falhas operacionais ou gargalos estão ocorrendo
Um bom fornecedor de outsourcing de impressão sempre começa com um diagnóstico técnico gratuito. Desconfie de propostas que não analisam o cenário antes de oferecer soluções.
2. Clareza sobre o que está incluso no contrato
Nem todos os contratos de outsourcing oferecem o mesmo nível de serviço. Verifique se estão inclusos:
Equipamentos em comodato
Entrega e instalação
Suprimentos (toner, cilindro, fusor)
Manutenção preventiva e corretiva
Suporte técnico presencial e remoto
Monitoramento em tempo real
Relatórios gerenciais de uso
Essa transparência é crucial para evitar surpresas e custos ocultos ao longo do contrato.
3. Capacidade de personalização do projeto
Cada empresa tem uma realidade diferente. O outsourcing ideal deve ser flexível para:
Escolher entre modelos de impressoras simples ou multifuncionais
Atender diferentes setores com configurações específicas
Definir cotas por usuário, departamento ou tipo de impressão
Adaptar o volume contratado com facilidade ao longo do tempo
Fuja de soluções engessadas ou genéricas. A personalização é chave para que o outsourcing seja de fato eficiente.
4. SLA (Acordo de Nível de Serviço) e suporte técnico
O tempo de resposta em caso de falhas ou solicitações técnicas impacta diretamente a produtividade. Avalie:
Tempo máximo para atendimento remoto e presencial
Cobertura em regiões remotas ou múltiplas filiais
Disponibilidade de suporte 24/7 (se necessário)
Qualificação dos técnicos envolvidos
Canal de abertura de chamados (telefone, app, portal, WhatsApp)
Prefira fornecedores com SLAs claros e documentados em contrato.
5. Qualidade e procedência dos equipamentos
Verifique se os equipamentos fornecidos são:
De marcas reconhecidas no mercado (HP, Brother, Ricoh, Kyocera, etc.)
Compatíveis com seu ambiente de rede e sistemas internos
Modernos, com baixo consumo energético e recursos avançados (duplex, rede, digitalização)
Revisados, com peças originais e ciclo de vida adequado
Equipamentos antigos ou sem procedência podem gerar mais custo com paradas e retrabalho.
6. Integração com sistemas da empresa
A operação de impressão deve conversar com o restante do ambiente digital. É recomendável que o outsourcing permita:
Integração com sistemas ERP (TOTVS, SAP, Omie, etc.)
Integração com GEDs e plataformas de armazenamento em nuvem
Digitalização automatizada para diretórios da rede
Liberação de impressão via crachá, senha ou QR Code
A integração garante fluidez nos fluxos de trabalho e mais controle.
7. Ferramentas de monitoramento e relatórios
Um bom outsourcing de impressão inclui sistemas que oferecem:
Acompanhamento em tempo real do parque de impressão
Alertas automáticos de falhas e nível de suprimentos
Relatórios de volume por usuário, setor, tipo de impressão
Dashboards com indicadores de uso, desperdício e economia
Essas ferramentas ajudam a reduzir custos, evitar abusos e criar políticas internas mais eficazes.
8. Avaliação da reputação do fornecedor
Antes de fechar contrato, pesquise sobre a empresa prestadora do serviço:
Há quanto tempo atua no mercado?
Possui clientes no seu segmento?
Tem boas avaliações no Google ou redes profissionais?
Possui certificações ou reconhecimentos de fabricantes?
Está juridicamente regularizada?
Conversar com outros clientes atendidos pode dar uma visão mais realista sobre a qualidade do serviço.
9. Política de atualização tecnológica
Equipamentos de impressão evoluem constantemente. Verifique se o contrato contempla:
Substituição periódica dos modelos por versões mais modernas
Atualizações de software e firmware
Opção de upgrade conforme aumento de volume ou necessidade
Ter impressoras defasadas pode comprometer a segurança e a produtividade da operação.
10. Condições comerciais e cláusulas de rescisão
Leia atentamente as condições do contrato:
Prazos mínimos e máximos de vigência
Política de reajuste de preços
Multas por cancelamento antecipado
Cobrança por excedentes de páginas impressas
Formas de pagamento e faturamento
Negocie cláusulas que protejam sua empresa em caso de mudanças de cenário ou insatisfação com o serviço.
11. Sustentabilidade e descarte responsável
Empresas comprometidas com o meio ambiente buscam parceiros alinhados a boas práticas. Avalie:
Se o fornecedor realiza logística reversa de toners
Se fornece relatórios de impacto ambiental (papel economizado, emissão evitada)
Se adota equipamentos com certificação de baixo consumo energético
Essas ações reforçam a responsabilidade socioambiental da sua empresa.
12. Treinamento e onboarding dos colaboradores
O sucesso da adoção depende também do envolvimento das equipes. O fornecedor deve:
Oferecer treinamentos presenciais ou remotos
Entregar manuais e tutoriais claros
Disponibilizar canal para dúvidas e suporte ao usuário
Acompanhar os primeiros dias de uso (onboarding)
A adesão dos colaboradores reduz falhas, retrabalhos e resistência às mudanças.
Checklist final: pontos para confirmar antes da contratação
Foi realizado um diagnóstico técnico da operação atual?
O contrato detalha todos os serviços inclusos?
Existe SLA formal e estruturado?
Os equipamentos são modernos e bem mantidos?
Há integração com sistemas da empresa?
São oferecidos relatórios gerenciais?
A empresa tem boa reputação e cases relevantes?
Há política de atualização tecnológica?
As condições contratuais são transparentes?
O parceiro é comprometido com sustentabilidade?
Haverá treinamento e acompanhamento na implantação?
Um passo seguro para eficiência e controle
Ao seguir esses critérios, sua empresa estará preparada para contratar outsourcing de impressão com segurança e inteligência. Trata-se de uma parceria que vai além da impressão, envolvendo gestão, suporte, tecnologia e visão estratégica.
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