Guia definitivo para contratar locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim
Publicado em 16 de junho de 2025
A contratação de um serviço de locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim representa uma escolha estratégica para empresas da região que buscam reduzir custos, otimizar a produtividade e garantir suporte técnico especializado. Para fazer a escolha certa, é essencial entender todas as etapas envolvidas, desde a avaliação de necessidades até a assinatura do contrato.
Este guia detalha tudo o que você precisa saber para contratar locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim, com dicas práticas e critérios objetivos para garantir o melhor custo-benefício e a segurança de um serviço confiável.
Por que optar pela locação de impressoras?
Antes de explorar o passo a passo, é importante entender os benefícios gerais da locação em vez da compra:
Redução de custos com aquisição e manutenção
Previsibilidade orçamentária com contratos fixos
Suporte técnico e reposição de insumos inclusos
Acesso a equipamentos modernos e atualizados
Sustentabilidade com descarte correto e menor desperdício
Na prática, a empresa terceiriza toda a responsabilidade da operação de impressão, podendo focar em sua atividade principal com mais eficiência.
Etapa 1: Avalie a demanda da sua empresa
A primeira etapa para contratar o serviço é entender as necessidades específicas do seu negócio:
Qual o volume médio mensal de impressão?
Quais setores usam mais a impressora?
Existe a necessidade de digitalização e cópia?
Os arquivos são coloridos ou apenas preto e branco?
Há necessidade de impressão em rede ou por dispositivos móveis?
Essas respostas ajudam a definir o tipo de equipamento e o plano ideal.
Etapa 2: Conheça os tipos de impressoras locadas disponíveis
Empresas especializadas em aluguel de impressoras em Sorocaba e Votorantim costumam oferecer diferentes modelos, como:
Impressoras laser monocromáticas (para alto volume com baixo custo)
Impressoras coloridas (uso em marketing, design e áreas visuais)
Multifuncionais (com scanner, copiadora e digitalização)
Equipamentos com impressão frente e verso (duplex)
Impressoras com conexão em rede e Wi-Fi
A escolha certa depende do tipo de documento impresso, frequência de uso e integração com sistemas internos.
Etapa 3: Solicite propostas com base em suas necessidades
Ao contatar empresas da região, envie um briefing com os seguintes dados:
Volume de impressão mensal estimado
Quantidade de equipamentos necessários
Local de instalação (escritório, loja, matriz, filial etc.)
Expectativas sobre suporte técnico e prazos de atendimento
Necessidade de relatórios, monitoramento ou controle por usuário
Quanto mais claro for o seu escopo, mais adequadas serão as propostas recebidas.
Etapa 4: Avalie o que está incluso no contrato
Uma boa empresa de locação de impressoras deve incluir no contrato:
Equipamento em perfeito funcionamento
Instalação, configuração e testes
Fornecimento de toner e suprimentos
Manutenção preventiva e corretiva
Suporte técnico com SLA definido
Monitoramento remoto e relatórios periódicos
Substituição de peças e equipamentos defeituosos
Leia o contrato com atenção e evite empresas que cobrem à parte por serviços básicos.
Etapa 5: Verifique a reputação da empresa fornecedora
Em cidades como Sorocaba e Votorantim, a reputação das prestadoras é um diferencial importante. Ao pesquisar fornecedores:
Consulte o CNPJ e certifique-se de que a empresa está ativa
Verifique o tempo de atuação na região
Busque avaliações no Google, redes sociais e portais como Reclame Aqui
Peça indicações de outras empresas que utilizam o serviço
Solicite um case ou estudo de caso de cliente semelhante ao seu
Empresas com histórico sólido oferecem mais segurança e previsibilidade no atendimento.
Etapa 6: Considere a proximidade e o tempo de resposta
Mesmo com suporte remoto, é importante que a empresa tenha sede ou atendimento local. Isso garante:
Entrega rápida de suprimentos
Atendimento técnico presencial em casos urgentes
Logística facilitada para substituição de equipamentos
Quanto menor o tempo de deslocamento, maior a eficiência do suporte.
Etapa 7: Compare custo total e não apenas o valor mensal
Cuidado para não se iludir com mensalidades muito baixas. Avalie o custo total do contrato:
Está incluso toner e manutenção?
Há cobrança por excedente? Qual o valor?
A franquia mensal atende à sua demanda?
Há taxa de instalação ou visita técnica?
Contratos transparentes evitam surpresas e trazem economia real.
Etapa 8: Entenda como funciona o suporte e o monitoramento
Um bom contrato de aluguel de impressoras precisa oferecer acompanhamento contínuo do uso. Pergunte:
Há software de monitoramento de consumo?
O fornecedor envia relatórios mensais?
Existe painel com alertas de falha ou baixo toner?
O suporte é por telefone, portal, WhatsApp ou presencial?
Qual o tempo de resposta para chamados?
O acompanhamento técnico contínuo evita falhas, desperdício e paralisações.
Etapa 9: Avalie o impacto ambiental da locação
A locação de impressoras é uma prática mais sustentável do que a compra individual de equipamentos. Verifique se a empresa oferece:
Coleta e descarte correto de cartuchos
Substituição programada de peças com logística reversa
Impressoras com baixo consumo de energia
Política de reciclagem e recondicionamento
Isso contribui para a política de ESG da sua empresa e para a imagem institucional.
Etapa 10: Formalize o contrato com prazos e cláusulas claras
Por fim, assegure-se de que o contrato contenha:
Duração do contrato (e política de renovação ou cancelamento)
Cláusulas de SLA (nível de serviço)
Descrição detalhada dos serviços inclusos
Política de reajuste anual
Garantias e responsabilidades em caso de falhas
Um contrato claro evita desgastes e garante a boa relação entre as partes.
Onde contratar locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim?
Procure empresas com atuação comprovada na região, estrutura técnica sólida e foco em atendimento corporativo. A F20 - locação de impressoras é uma referência em soluções completas para impressão, oferecendo equipamentos modernos, suporte ágil e contratos transparentes.
Se sua empresa está localizada em Sorocaba ou Votorantim, conte com a F20 para montar um parque de impressão eficiente, econômico e sob medida para sua realidade.