Quando substituir sua impressora antiga por uma nova locacao?
Publicado em 18 de junho de 2025
Manter uma impressora antiga em funcionamento pode parecer uma economia em um primeiro momento, mas na prática, o equipamento pode estar gerando custos invisíveis para a operação da empresa. Desempenho limitado, falhas recorrentes, dificuldade para encontrar peças e suprimentos, além da falta de recursos modernos, são apenas alguns sinais de que está na hora de mudar.
Neste guia, você entenderá como identificar os sinais de desgaste, quais são os riscos de continuar com um equipamento ultrapassado e por que a locação de uma nova impressora pode ser a solução mais vantajosa para a sua empresa.
Custos ocultos da impressora antiga
Uma impressora antiga pode parecer funcional, mas esconde custos operacionais significativos. Veja os principais:
1. Aumento no consumo de energia
Equipamentos mais antigos costumam ter consumo elétrico elevado, impactando diretamente a conta de energia.
2. Manutenções frequentes
Com o tempo, a frequência de manutenção aumenta, muitas vezes exigindo paradas inesperadas.
3. Dificuldade de encontrar peças
Modelos descontinuados têm peças cada vez mais raras e caras.
4. Perda de produtividade
Problemas de desempenho, lentidão ou travamentos comprometem o fluxo de trabalho.
5. Baixa qualidade de impressão
Com o desgaste de componentes, a qualidade da impressão tende a piorar, afetando a imagem da empresa.
Sinais claros de que é hora de substituir a impressora
Fique atento a estes sinais:
O equipamento precisa de manutenção a cada poucos meses
A impressora é incompatível com sistemas modernos (Windows 11, redes em nuvem, etc.)
Os insumos são caros e difíceis de encontrar
Os arquivos demoram para serem processados ou travam durante a fila de impressão
O consumo de papel é elevado por não contar com função duplex (frente e verso)
A empresa não tem controle sobre o uso ou os custos de impressão
Se dois ou mais desses itens fazem parte da rotina, a substituição deve ser considerada com urgência.
Por que optar pela locação em vez da compra?
A locação de impressoras traz vantagens que vão muito além do equipamento novo. Confira:
1. Zero investimento inicial
Não é preciso imobilizar capital com compra. O pagamento é mensal e previsível.
2. Equipamentos atualizados
A empresa recebe modelos modernos, com atualização tecnológica ao longo do contrato.
3. Suporte técnico completo
Inclui instalação, manutenção preventiva e corretiva, reposição de peças e suporte remoto.
4. Suprimentos inclusos
Toners, cilindros e outros insumos fazem parte do contrato. Sem necessidade de compra avulsa.
5. Monitoramento do uso
Permite acompanhar volume, desperdício, nível de toner e histórico por usuário ou setor.
6. Possibilidade de upgrades
É possível trocar o modelo durante o contrato conforme o crescimento ou novas demandas da empresa.
Benefícios operacionais da nova impressora locada
Além dos benefícios financeiros, a troca por uma impressora nova locada traz:
Impressão rápida e silenciosa
Funções avançadas como digitalização em lote, duplex automático e conexão em nuvem
Redução de falhas e paradas
Integração com sistemas de gestão e armazenamento de documentos
Economia de papel e energia
Melhora na organização documental e na comunicação com clientes
O que considerar antes da troca?
Ao avaliar a substituição, leve em conta:
O custo total de propriedade da impressora atual (incluindo manutenções e insumos)
As limitações operacionais que impactam a produtividade
A adequação do equipamento à nova realidade da empresa (crescimento, digitalização, segurança)
O tempo de vida últil restante e a disponibilidade de peças
Quando o barato sai caro
Insistir em manter uma impressora antiga pode gerar:
Custos maiores do que um contrato de locação
Perda de produtividade por paradas constantes
Imagem negativa com impressões de baixa qualidade
Equipe sobrecarregada lidando com problemas técnicos
Como funciona a substituição na locação?
Ao contratar um novo modelo, o fornecedor:
Avalia as necessidades da empresa
Indica o modelo mais adequado
Agenda a instalação com configuração completa
Retira o equipamento anterior, se for locado
Inicia o monitoramento remoto e entrega de insumos
O processo é rápido, programado e com mínimo impacto para o time.
Modernize sem dor de cabeça
A substituição da impressora antiga por um modelo novo, via locação, é uma decisão estratégica. Além de eliminar os custos invisíveis, sua empresa ganha produtividade, previsão financeira e tranquilidade operacional.
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