Os principais serviços inclusos na locação de impressoras corporativas
Publicado em 11 de junho de 2025
A locação de impressoras corporativas não se limita apenas ao fornecimento do equipamento em si. Trata-se de uma solução completa, pensada para otimizar o uso, reduzir custos, melhorar a produtividade e garantir o pleno funcionamento do parque de impressão. Ao contratar esse tipo de serviço, a empresa passa a contar com um conjunto de recursos técnicos, logísticos e operacionais que fazem toda a diferença no dia a dia.
Neste conteúdo, explicamos com profundidade quais são os serviços da locação de impressoras e como eles impactam a operação corporativa de forma estratégica, previsível e econômica.
Entenda o que é o aluguel completo de impressoras
O modelo de aluguel de impressora completa inclui, geralmente, todos os elementos necessários para a gestão eficiente do ambiente de impressão. Isso significa que o cliente não precisa se preocupar com compras de toner, manutenção, troca de peças, chamados técnicos ou monitoramento do uso. Tudo isso passa a ser responsabilidade do fornecedor.
Além disso, a locação costuma funcionar por meio de um contrato mensal, com ou sem franquia de páginas, no qual o cliente paga apenas pelo uso, com a tranquilidade de ter suporte e estrutura incluídos.
1. Equipamentos sob medida para a demanda
A escolha dos equipamentos é sempre personalizada. Entre os modelos disponíveis, o fornecedor pode oferecer:
Impressoras simples (monocromáticas ou coloridas)
Impressoras multifuncionais (com scanner, copiadora e fax)
Modelos com impressão frente e verso automática (duplex)
Impressoras em rede para uso compartilhado
Equipamentos com impressão via nuvem ou dispositivos móveis
O parque de impressão é dimensionado com base no volume, nos setores atendidos e nos fluxos documentais da empresa.
2. Instalação e configuração inicial
Após a assinatura do contrato, o fornecedor realiza:
Entrega dos equipamentos no local definido
Instalação física e conexão à rede corporativa
Configuração de filas de impressão, cotas por usuário ou setor
Integração com sistemas da empresa (ERP, GED, e-mail, etc.)
Testes de impressão, cópia e digitalização
Esse processo garante que a solução funcione com estabilidade desde o início.
3. Fornecimento de suprimentos (toner e cilindros)
Um dos grandes diferenciais do modelo de locação é o fornecimento automático dos insumos. Estão inclusos no contrato:
Toners compatíveis ou originais, conforme política do fornecedor
Cilindros, fusores e peças de desgaste
Logística de entrega programada ou por sistema de alerta automático
Coleta e descarte sustentável dos suprimentos usados
Com isso, a empresa evita interrupções por falta de insumo e elimina estoques desnecessários.
4. Manutenção preventiva e corretiva
Manter o equipamento em pleno funcionamento é responsabilidade do fornecedor. Os contratos incluem:
Agendamento de visitas técnicas periódicas
Revisão preventiva para evitar falhas
Substituição de peças desgastadas
Atendimento corretivo em caso de panes
Recolocação de impressoras em caso de defeito grave
A manutenção programada reduz o tempo de inatividade e amplia a vida útil dos equipamentos.
5. Suporte técnico especializado
Outro ponto essencial no aluguel de impressora completa é o suporte técnico, que costuma ser feito por diversos canais:
Atendimento telefônico
Suporte via portal ou sistema próprio
Atendimento por WhatsApp ou e-mail
Técnico local com tempo de resposta acordado em SLA
Essa estrutura garante agilidade na resolução de problemas e evita gargalos operacionais.
6. Monitoramento remoto do parque de impressão
O parque de impressão pode ser acompanhado em tempo real por meio de softwares específicos que monitoram:
Volume de impressão por usuário, setor ou equipamento
Nível de toner e necessidade de reposição
Histórico de falhas e manutenções
Consumo e desperdício por tipo de documento
Esse acompanhamento permite ajustes de rota, identificação de uso inadequado e melhorias contínuas.
7. Relatórios gerenciais e dashboards
Outro serviço essencial é a entrega periódica de relatórios gerenciais, que mostram:
Quantidade de páginas impressas (coloridas e P&B)
Departamentos que mais imprimem
Custo médio por impressão
Projeção de economia em relação ao modelo anterior
Alertas de uso fora do padrão
Essas informações ajudam a criar políticas de impressão, reduzir desperdício e melhorar a governança.
8. Reposição programada e logística reversa
O contrato inclui processos logísticos integrados:
Entrega de insumos com base em consumo real
Retirada de toners e peças usadas para descarte correto
Substituição programada de equipamentos com fim de ciclo
Esse ciclo ajuda a manter a sustentabilidade da operação e garante conformidade ambiental.
9. Atualização tecnológica constante
A empresa locadora se compromete a manter o parque atualizado. Isso pode incluir:
Troca por modelos mais modernos durante o contrato
Inclusão de novas funcionalidades sob demanda
Compatibilidade com novas versões de software ou rede
Melhoria da eficiência energética com novos equipamentos
Assim, a empresa não fica defasada tecnologicamente, sem custos de aquisição.
10. Treinamento e suporte aos usuários
Para garantir o uso adequado dos recursos, os contratos incluem:
Treinamento para os colaboradores responsáveis pela operação
Manuais simplificados e vídeos de uso
Apoio na configuração de workflows de digitalização e envio
Suporte ao usuário final em dúvidas básicas
Essas ações evitam mau uso, otimizam o aproveitamento da solução e reduzem o volume de chamados.
Como esses serviços impactam a operação da empresa
Ao contratar a locação com todos esses serviços inclusos, a empresa ganha:
Eficiência: impressoras sempre prontas e operando em alto desempenho
Controle: visibilidade sobre o uso e os custos
Economia: sem investimento em compra, sem desperdício de insumos
Agilidade: suporte técnico rápido e proativo
Sustentabilidade: menos descarte e consumo consciente
Conformidade: atendimento a normas ambientais e de segurança
A locação transforma a gestão de impressão em uma operação estratégica, com mais inteligência e menos preocupação para os gestores.
Vale a pena exigir todos esses serviços?
Sim. A locação só faz sentido quando o fornecedor oferece uma estrutura completa de suporte, logística, tecnologia e gestão. Quanto mais robusto for o contrato, mais resultados ele trará à empresa.
Evite contratos muito baratos que excluem serviços essenciais como manutenção, suporte técnico ou fornecimento de suprimentos. O barato sai caro quando o equipamento para e o time fica parado.
Qual tipo de empresa pode se beneficiar desse modelo?
Empresas de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da locação com serviços completos. O modelo é especialmente vantajoso para:
Escritórios com alta demanda de impressão
Empresas com filiais ou equipes em campo
Negócios que precisam de rastreabilidade documental
Organizações que estão em processo de digitalização
Estrutura completa para imprimir com inteligência
Optar pela locação com serviços completos é uma forma de profissionalizar a operação de impressão e concentrar os esforços da equipe no que realmente importa. Em vez de lidar com problemas técnicos, compras de insumos e paradas operacionais, o time pode focar na produtividade com tranquilidade.
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