O que é outsourcing de impressão?
Publicado em 14 de maio de 2025
O outsourcing de impressão é uma solução estratégica adotada por empresas que desejam terceirizar toda a gestão do seu ambiente de impressão. Em vez de comprar impressoras e gerenciar internamente a infraestrutura, a organização contrata um fornecedor especializado, que se responsabiliza por fornecer os equipamentos, realizar a manutenção, gerenciar suprimentos e controlar o uso de forma eficiente.
Essa prática tem ganhado cada vez mais espaço no mundo corporativo por permitir que a empresa reduza custos, aumente a produtividade e se concentre em seu core business. A seguir, você entenderá como o outsourcing de impressão funciona na prática e quais são seus principais benefícios.
Como funciona o outsourcing de impressão?
No modelo de outsourcing de impressão, o fornecedor analisa o ambiente de impressão da empresa, identifica gargalos, propõe melhorias e disponibiliza os equipamentos mais adequados às necessidades do cliente.
O serviço geralmente inclui:
Impressoras, multifuncionais e scanners;
Instalação e configuração dos dispositivos;
Suprimentos como toners, cartuchos e papel (conforme contrato);
Manutenção preventiva e corretiva;
Monitoramento remoto e relatórios de uso;
Suporte técnico especializado.
O objetivo é garantir que o parque de impressão esteja sempre operando com alto desempenho e o menor custo possível, sem que o cliente precise se preocupar com gestão, estoque ou atualizações tecnológicas.
Principais benefícios do outsourcing de impressão
1. Redução de custos operacionais
Ao adotar o outsourcing de impressão, a empresa elimina gastos com compra de equipamentos, reposição de suprimentos e manutenção. Tudo é consolidado em um único contrato com valor fixo mensal.
2. Aumento da produtividade
Com equipamentos modernos e suporte técnico especializado, os problemas de impressão são resolvidos rapidamente, evitando paradas inesperadas e retrabalho.
3. Monitoramento e controle de uso
Softwares de gestão permitem acompanhar o volume de impressão por setor, por usuário ou por tipo de documento, ajudando a empresa a identificar excessos e definir políticas de uso mais eficientes.
4. Atualização tecnológica constante
Ao contrário da compra de equipamentos, que envelhecem com o tempo, o outsourcing permite trocar impressoras por modelos mais modernos sempre que necessário, mantendo a operação alinhada com as inovações do mercado.
5. Sustentabilidade
A gestão centralizada contribui para reduzir o desperdício de papel, toner e energia, além de incentivar práticas como a digitalização de documentos e a impressão consciente.
Etapas da implementação do outsourcing de impressão
A transição para o modelo de outsourcing envolve algumas etapas fundamentais para garantir sucesso e aderência ao ambiente corporativo.
1. Diagnóstico e mapeamento
É feita uma análise detalhada do parque de impressão atual, volumes de impressão, custos e necessidades específicas de cada setor.
2. Proposta personalizada
Com base no diagnóstico, o fornecedor apresenta uma proposta com os equipamentos, sistemas de gestão e cronograma de implantação mais adequados.
3. Instalação e treinamento
Os equipamentos são instalados e configurados. As equipes recebem treinamento para uso correto das funcionalidades, incluindo digitalização, impressão em rede e controle por login.
4. Monitoramento e gestão contínua
Relatórios periódicos ajudam a acompanhar o uso, identificar oportunidades de melhoria e prevenir falhas. O fornecedor realiza manutenções preventivas e corretivas sempre que necessário.
Outsourcing de impressão x locação simples
Enquanto a locação de impressoras se concentra no fornecimento do equipamento com manutenção básica, o outsourcing de impressão oferece uma gestão completa e estratégica, com foco na eficiência do ambiente como um todo.
Comparativo rápido:
Desafios do outsourcing de impressão (e como superá-los)
Apesar dos benefícios, algumas empresas podem enfrentar desafios na implementação.
Resistência à mudança
Colaboradores podem estranhar o controle de impressão ou o uso de novos sistemas. Solução: investir em treinamento e comunicação interna.
Escolha do fornecedor
Um fornecedor despreparado pode comprometer a operação. Solução: escolha empresas experientes, com cases de sucesso e suporte técnico qualificado.
Para quem o outsourcing de impressão é indicado?
O modelo é indicado para empresas de todos os tamanhos, especialmente aquelas que:
Possuem alto volume de impressão;
Enfrentam problemas recorrentes com impressoras;
Desejam maior controle de custos e desempenho;
Buscam modernizar o ambiente de impressão sem grandes investimentos.
Outsourcing de impressão com a F20
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